Animacoop : apprendre à animer des projets collectifs
Gérer ses priorités et planifier ses tâches
Résumé
Quelques outils méthodologiques pour vous aider à prioriser et organiser vos tâches
Bloc de connaissance concerné
Sortir des listes de culpabilité
Description
Comme d'habitude, ces "outils" ne se suffisent souvent pas à eux-mêmes et ne nous rendent pas "efficient" du jour au lendemain. Nous en présentons quelques-uns durant Animacoop afin de conscientiser nos logiques de travail et de cibler des façons d'améliorer notre organisation personnelle.
Dans la vraie vie, il est très probable que votre organisation sera un mix de plusieurs méthodes, avec plus ou moins de rigidité dans l'application de celles-ci.
La matrice d'Eisenhower
Cette matrice propose de classer ses tâches à faire selon 4 cadrans.
Dan NOEL vous détaille cela en vidéo, à partir de 3'10 (lecture automatique)
Besoin de retours ? Cécile utilise cette matrice, au quotidien. Demandez-lui ! ;-)
Matrice impact/effort
La Matrice Impact/Effort est un outil d’aide à la décision qui permet de catégoriser des idées selon le niveau d’effort qu’elles demandent et leur impact potentiel.
Elle de prioriser une liste d’actions en fonction de l’impact attendu et de l’effort estimé.
Pour la mettre en oeuvre :
0. Dessiner une matrice avec 2 axes: Impact sur l’axe horizontal et Effort sur l’axe vertical.
1. Produire une liste d’actions placées individuellement sur des post-it (BRAINSTORM, WORLD CAFÉ)
2. Prendre les actions une par une et les positionner sur la matrice tout en discutant.
3. Prioriser: les actions en bas à droite (fort impact/faible effort) sont à privilégier.
Prenez le temps de négocier collectivement pour arriver à une vision partagée. La décision peut se faire par CONSENSUS (tout le monde dit oui) ou CONSENTEMENT (pas d’objection raisonnable).
Informations
C'est une petite règle à avoir en tête pour projeter vos tâches dans le temps : planifiez 60% de votre temps de travail (ou d'activité). Vous pourrez ainsi traiter les imprévus durant les 40% du temps restant.
Méthode 2 20 2 2
C'est une méthode vous permettant d'effectuerun pré-tri de vos tâches en fonction du temps qu'elle vous prennent :
2 minutes : "je fais tout de suite"
20 minutes : "je fais dès que j'ai fini"
2 heures : "je négocie le délai, le livrable ou le budget"
2 jours : "je fais un point sur mes priorités et les revois si besoin".
