Identifier de grandes « familles de décisions »… et leurs modalités délibératives
Un groupe est amené à prendre toutes sortes de décisions. L'expérience montre qu'il est important d'identifier les différents types de ces décisions. Et d'associer à chacun de ces types un processus de prise de décision.Voici des exemples de types de décisions.
- Les décisions critiques — Les décisions pour lesquelles on prend le temps nécessaire à ce que chacun puisse y prendre part (élire le Conseil d'administration, engager un budget important, effectuer une embauche…).
- Les décisions liées à un sujet — Elles peuvent être déléguées à une personne, à un groupe de travail, à un rôle… (organiser un événement, etc.).
- Les décisions du quotidien — Elles sont réversibles et peuvent être prises en autonomie pour autant qu'on en informe le groupe (réaménager un espace, corriger des fautes sur le site internet…).
- Etc.
Une décision qui revient au groupe
Une décision qui revient au groupe
Il revient bien sûr à chaque groupe de définir sa typologie de décisions.C'est en quelque sorte la décision mère. La manière dont cette décision est prise ou non traduit en partie la forme de gouvernance du groupe (ça se fait sans y avoir réfléchi, on a toujours fait comme ça, une personne seule décide, un groupe fermé de personnes décide, tout le monde décide de tout, tout le monde s'implique de manière responsable…)
- un type de décisions (qu'on prendra soin de définir le plus précisément possible) ;
- une personne ou des personnes auquelles le groupe dans son ensemble décide qu'il est pertinent de déléguer ce type de décisions ;
- des modalités de prise de décision (consultation préalable, information sur la décision prise, etc.).
Validation du résultat par le groupe
Validation du résultat par le groupe
Il peut être plus facile d'identifier ces types de décisions en partant de la personne ou du groupe de personnes auquel le groupe pense qu'il est pertinent de déléguer la décision. Mais dans tous les cas, il est important à la fin de présenter l'ensemble des résultats de ce travail au groupe afin qu'il puisse le valider.Voici un exemple de présentation.
| Présidence | CA | … | |
| 1er type de décisions | Modalités associées | Modalités associées | Modalités associées |
| 2e type de décisions | Modalités associées | Modalités associées | Modalités associées |
| … | … | … | … |
Rendre visible l'existant
Rendre visible l'existant
Il peut souvent être intéressant de commencer cette démarche en rendant visible la manière dont son actuellement prises les décisions.On cherche alors à dresser la liste des décisions prises au quotidien dans le groupe ainsi que les modalités de prise de décision associées à chacune d'entre elles.
L'objectif est d'obtenir une vision d'ensemble sous forme de tableau des décisions déléguées, de qui prend ces décisions et de quelles manières elles sont prises.
Retour d'expérience en coopérative
L'expérience a été menée dans une coopérative dans laquelle les coopérateurs ont tenté, pour chaque décision, d'identifier :- qui prend la décision (personne, instance…),
- comment elle est prise et comment elle est portée à la connaissance des coopérateurs,
- ce que les coopérateurs aimeraient changer (ce qui nous va pas dans le fonctionnement actuel).
Ce constat n'a pas amené de critiques chez les coopérateurs ni n'a été vécu comme révélant un manque de transparence. En revanche, cela a rendu visible le poids que toutes décisions faisaient peser sur la cogérance et l'équipe support. Cela a permis la prise en compte par tous de la grosse charge mentale associée. Et, les sociétaires plutôt que de vivre cela comme une prise de pouvoir, ont pris la mesure de la masse de décisions déléguée sans forcément en avoir conscience.
Une grille de lecture
Une grille de lecture
La matrice suivante est un exemple d'outil d'aide pour savoir dans quel champ entre une décision et permettre à chacun de savoir s'il peut décider seul ou référer au groupe et comment.Elle a été développée lors d'une Production Ouverte et Partagée (Animacoop) dans son cahier d'activité des Tiers Lieux (image ci-dessous).
