La gestion du temps est une question universelle qui renvoie à notre rapport personnel au temps et à nos modes d'organisation collectifs. À l'échelle d'une vie, le temps est peut-être la ressource la plus précieuse. Elle mérite donc qu'on y prête une attention particulière pour mieux nous y retrouver au quotidien et dans la durée, en le gérant en conscience, sur la base d'éléments tangibles et partageables en groupe.
Le temps comme ressource non-stockable
Nous disposons toutes et tous de 86 400 secondes par jour. Pourtant force est de constater que nous avons parfois le sentiment de ne pas disposer de suffisamment de temps pour accomplir tout ce que nous avions prévus. Il est même courant que les structures et les personnes adoptent le registre de l'urgence systématique, ce qui – au-delà d'une émulation première – peut engendrer à terme de l'insatisfaction, du stress, de la culpabilité (souvent liée à une conscience professionnelle élevée, une envie de bien faire), des tensions, voire des risques psycho-sociaux (mal-être, démotivation, essoufflement, etc.) À noter que le stress correspond au fait d'avoir le sentiment de ne pas disposer de suffisamment de ressources pour accomplir ses missions. Cela s'applique bien évidemment à la ressource temps.
Être occupé n'est pas être efficace !
Dès lors que nous avons le sentiment de manquer de temps, nous aurions avantage à prendre du recul et à nous interroger sur ce que nous faisons réellement de nos 86 400 secondes par jour. L'un des écueils les plus courants est de ne pas faire de pause et de traiter sollicitations, imprévus et urgences des autres au fil de l'eau, sans même convenir de niveaux de priorités, évaluer ou ajuster nos plans de charge individuels et collectifs.
La gestion du temps comme gestion énergétique
Quelle calorie je fournis et quelle calorie je reçois ? Si je suis épuisé/e et le collectif aussi, l’idée est de détecter les fuites énergétiques.
Pour emprunter à la permaculture, on peut considérer que « Le problème est la solution ». Il s'agira dès lors de réaliser un diagnostic sur la base de ce qui entre en jeu dans l’accomplissement d’une mission, d’une tâche et d'identifier ce qui vient perturber la réalisation de la tâche.
Derrière la question du temps
Derrière la question du temps, il y a tout ce qui entre en jeu dans la réalisation d'une tâche. Quand je dis : « Je n'ai pas le temps », cela peut signifier :
que je ne suis pas disponible. J'ai trois heures devant moi, mais j'en ai plein la tête. Je n'ai pas la disponibilité intellectuelle nécessaire à ce moment-là pour avancer dans mes projets. Ce n'est pas le bon moment pour moi. Je n'arriverais pas à me concentrer.
que je n'ai pas d'appétence pour ce qu'on me demande de faire. Est-ce que cette tâche ou ce projet fait sens pour moi, ou correspond à mes attentes dans ce collectif ?
que je n'ai pas la compétence requise. Il ne s'agit pas de temps ici mais bien de savoir, de savoir-faire ou de savoir-être à acquérir pour être à l'aise.
que mon environnement n'est pas adapté. Je dois accomplir une tâche qui demande beaucoup de concentration et je suis dans un environnement bruyant et agité où je suis interrompu/e toutes les trois minutes. Même si j'ai deux heures devant moi, je sais que je ne dispose pas de l'espace-temps adapté à mes besoins.
que nous ne sommes pas assez nombreux. Les tâches à accomplir nécessitent la force de travail de davantage de personnes (ou bien peut-être faut-il négocier et revoir les contours des livrables attendus, les délais de « livraison », ou leur « coût »).
que je ne dispose pas de l'information ou de la décision qui me permettrait d'avancer. Cela renvoie au mode d'organisation collectif, au circuit de distribution de l'information, aux modalités de prise de décision (stratégique, opérationnelle, courante, ponctuelle, etc.), à l'expression et à la prise en compte des besoins individuels et collectifs, aux règles qu'on se fixe pour avancer le plus sereinement possible ensemble.
que je pense que ce qu'on me demande de produire ne relève pas de ma responsabilité. Les rôles et les redevabilités des uns et des autres (individuellement ou en groupes) ont-ils été définis et sont-ils clairs et partagés ?
que je suis concentré/e sur autre chose que les priorités du moment. Celles-ci doivent être en lien avec le projet politique et les orientations stratégiques du collectif. Peut-être ai-je une vision différente de mes collaboratrices et collaborateurs à ce sujet, ou bien les priorités n'ont-elles pas été définies et partagées en collectif.
Quelques outils pour reprendre le contrôle de son temps
Voici quelques outils pratiques pour :
prioriser : matrice Eisenhower et matrice impact/effort
gérer les imprévus : règles de 60-40 et méthode 2 20 22
favoriser la solidarité organisationnelle : matrice give & take
avancer : Getting Things Done (GTD)
La matrice d'Eisenhower : un outil pour (tenter de) prioriser ses tâches en fonction de leurs importances et de leurs échéances (schéma et vidéo).
Matrice Impact/Effort : si vous venez d'utiliser à la matrice Eisenhower et que vous avez placé toutes vos tâches dans la case "important et urgent", vous aurez avantage à recourir à la matrice Impact/Effort. Elle vous permettra de prioriser les tâches qui ont le plus d'impact et qui consomment le moins de ressources. matriceimpacteffort.pdf (14.0kB) Règle des 60-40 : si l'on se réfère à la Loi de Murphy appliquée à la gestion du temps, des imprévus arriveront nécessairement à l'improviste. Si vous remplissez complètement vos agenda, vous ne pourrez pas les traiter et cela empiètera sur d'autres priorités, votre temps personnel, le soir, le week-end, etc. Pour y remédier, intégrez directement les imprévus dans votre agenda en ne planifiant que 60% de votre temps de travail (ou d'activité). Vous pourrez ainsi traiter les imprévus durant les 40% du temps restant. Et s’il vous reste du temps, vous aurez la satisfaction de prendre de l’avance sur les tâches à venir !
Méthode 2 20 2 2 : en complément de la règle des 60-40, traitez les urgences et les demandes imprévues en fonction de leur temps de traitement :
2 minutes : je fais tout de suite,
20 minutes : je fais dès que j'ai fini,
2 heures : je négocie le délai, le livrable ou le budget (curseur : "coût" / qualité / durée),
2 jours : je fais un point sur mes priorités et les revois si besoin.
Et si la sollicitation n’est pas claire, je demande des précisions sur ce qui est attendu : « qu’attendez-vous précisément de moi (en qualité, en quantité, etc.) ? »
Matrice Give & take : pour exprimer ses besoins, prendre connaissance des besoins des autres et s'entraider. matrice_give_and_take.pdf (24.0kB)
Méthode GTD, Getting Things Done : Méthode de planification créée en 2001 par David Allen (une fiche détaillée de la méthode), en 5 étapes, pour avancer :
1. Saisir : lister les tâches (au même endroit) pour ne pas les oublier et se libérer l'esprit.
2. Clarifier : s'assurer que la tâche correspond bien à une action concrète à mener.
3. Organiser : découper les tâches en actions simples, triées par projet, priorité, date butoir.
4. Planifier : ordonner et dater la mise en œuvre effective des tâches en veillant à la cohérence de l'ensemble du plan de charge.
5. Agir : réaliser les tâches planifiées.
Gestion du temps - quand le temps s'accélère...
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Sandrine a attrapé les éléments-clés de ce webinaire, et les a dessiné.
Etape 1 : comprendre les mécanismes. Mais que nous arrive-t-il ?
