Module 08 - Préparer et animer une réunion, prendre des décisions collectivement

Prendre des notes partagées : écrire un document collectivement

Un usage important en terme de coopération est bien celui tournant autour de la co-écriture. Les documents partagés en ligne permettent d'écrire réellement en même temps et à plusieurs en gardant un historique des différentes versions, ce qui permet d'annuler très facilement des modifications malencontreuses ou nuisibles.

Synchrone / Asynchrone - En présence / A distance

Le pad est un outil très utile que vous soyez connecté en même temps que vos collègues (synchrone) ou que vous y travailliez en décalé (asynchrone).
Le pad peut permettre de suivre et de participer à la prise de notes à plusieurs que l'on soit tous dans la même pièce (une vidéoprojection peut alors renforcer le partage pour celles et ceux n'ayant pas d'écran) ou que l'on soit chacun derrière son ordinateur (combiné alors à une système de visioconférence pour du synchrone : Voir le cours du Module 2).
Un système de couleur vous permet de voir qui a écrit quoi. Et l'historique vous donne la chronologie des contributions.

Les préalables pour le tester en confiance

Pour faire de votre première utilisation une vraie expérience irréversible de coopération, il est bon d'avoir quelques préalables :
  • Commencer avec un petit groupe de personnes qui se connaissent déjà. Pour l'Assemblée générale avec des centaines d'inconnus vous verrez plus tard !
  • Discuter en amont avec le groupe du choix de tester un nouvel outil est toujours bienvenu. Il est préférable de préciser que rien n'est décidé et irrémédiable : si l'outil ne convient à ce type de réunion il ne sera pas réutilisé
  • Vous pouvez désigner un secrétaire qui est le principal preneur de notes, et les autres participants prennent le relais ou complètent dans le pad si besoin
  • vérifier la bonne connexion internet des participants vous évitera des problèmes d'actualisation du pad

Préparer l'ordre du jour et inviter les participants sur le pad

Plutôt que d'inviter les participants à la réunion sur un pad vide, vous pouvez y inscrire l'ordre du jour. Ou plus collaboratif encore : vous pouvez co-construire l'ordre du jour sur le pad en amont de la réunion. Cela permet également aux participants de découvrir l'outil avant la rencontre, de prendre leurs marques.
Pour inviter les participants sur le pad, il vous suffit de leur partager l'URL du pad par votre mode de communication habituel (mail ...). En allant à cette adresse ils retrouveront l'espace de prise de notes créé pour l'occasion.

Support essentiel du compte-rendu

Prendre des notes dans le pad a l'énorme avantage de le faire collectivement plutôt que de le faire chacun dans son coin. A la fin de la réunion, le compte-rendu est alors très avancé : le secrétaire a pris des notes, les autres participants ont généralement complété et corrigé au fur et à mesure, un peu de mise en forme et votre compte-rendu est finalisé !

Sauvegarde, export et partage

Comment partager ce compte-rendu ?
De la même manière que vous avez partagé le lien vers le pad en amont de la réunion, vous pouvez le rappeler après la réunion pour les absents.

Attention, un pad a parfois une durée de vie limitée, ou les serveurs qui l'héberge peuvent avoir des problèmes : votre pad et son contenu seront inaccessible ou, pire, disparaîtront. Il alors indispensable de faire une sauvegarde : vous trouverez une fonction d'export vous permettant de créer un fichier sur votre ordinateur, pour le stocker dans le cloud, ou vous pouvez aussi faire un copier-coller du contenu vers un document déjà créé.

Outils

  • Framapad : Le grand classique de l'écriture collaborative simultanée...
Fiche d'Outils-Réseaux
Pour créer un Framapad chez Framasoft

  • Etherpad : La version "à installer soi-même" de l'outil Pad (Framapad est basé sur Etherpad par exemple)
Fiche d'Outils-Réseaux
Pour créer un Etherpad

  • Google Drive : Créer et partager des documents textes, tableur, diaporama etc...
Fiche d'Outils-Réseaux