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Les réflexes informatiques qui facilitent la vie, voire qui sauvent

Vous avez dit mot de passe ?

Avec le développement de nos usages numériques, le nombre de mot de passe à gérer s'agrandit à une allure exponentielle.
Les mots de passe sont autant de portes d'entrée à sécuriser pour protéger votre vie personnelle et professionnelle.

Avant

Il y a encore peu, les recommandations pour avoir un mot de passe "secuuuoure" étaient de trouver 8 caractères minimum comprenant : chiffre, majuscule, caractères spéciaux ... Pour ce faire, en général, nous complexifions un mot avec quelques caractères intercalaires et qui sont souvent les mêmes pour tous.
Par exemple c4r4ct3r3s pour caractères. Le mot de passe semble donc complexe, mais ce n’est pas vraiment le cas. Les hackers ont affiné leurs algorithmes en étudiant les bases de données de services populaires piratées ces dernières années et contenant des millions de mots de passe.

Maintenant

Il est recommandé d'utiliser des mots de passe simples, longs et mémorables, que l'on nomme "passphrase" en anglais ou phrase de passe. C'est la longueur et l'improbabilité de faire sens qui font la robustesse.
Construisez une phrase longue avec 12 caractères, simple à retenir et qui ne fait sens que pour vous et le meilleur des algorithmes de hackers passera à minima 10 ans à chercher votre mot de passe.
Exemple : menageperroquetportepoubelle
Si vous n'aviez pas d'idées, la méthode diceware est THE méthode à utiliser pour créer votre passphrase.
C'est bien beau me dites vous ! mais il m'en faut plusieurs de mot de passe !
Ok, Ok, Ok : une fois cette passphrase solide, faites vous une routine avec tous vos services en ajoutant leur nom avant ou après par exemple !
Exemple : facebook : "menageperroquetportepoubellefk", mastodon : "menageperroquetportepoubellemn".

Vous avez dit "raccourcis-clavier" ?

Ça fait geek, parfois un peu superficiel, mais les raccourcis que nous vous présentons ci-dessous deviennent vite addictifs tellement ils font gagner du temps et du confort.
Les exemples ci-dessous sont décrits pour les environnements Windows et Linux, pour les Mac remplacer la touche [CTRL] par la touche [COMMANDE].

Pour bien naviguer sur le web

Sur la présente plateforme, la plupart des liens cliquables vont ouvrir la page-cible dans le même onglet (cela n'ouvre pas un nouvel onglet automatiquement). Nous avons pris le parti de laisser ce choix à l'internaute, notamment en utilisant

• avec une souris : [CLIC MOLETTE] sur le lien
• avec un touchpad : [CTRL + Clic] sur le lien
• ou (plus long) : clic droit sur le lien et "ouvrir dans un nouvel onglet"

Exemple d'affichage de différents sites, dans plusieurs onglets :

Pour bien rechercher (et trouver !) dans une page

Le raccourci [CTRL + F] permet d'effectuer une recherche sur un mot clé dans une page web (valable aussi sur traitement de texte, document pdf, feuille de calcul, etc.). Celui-ci s'avère très pratique pour accéder rapidement au terme recherché dans une longue page.

Exemple d'affichage d'une recherche sur un mot clé dans une page web :

Pot-pourri de raccourcis-clavier qui facilitent la vie

Truc : l'informatique est un univers d'anglophone. Les lettres associées à la touche Ctrl ont souvent une signification en anglais... ou pas...
[CTRL + A] : sélectionner tout (A comme all)
[CTRL + C] : copier (C comme copy)
[CTRL + V] : coller (V comme.... paste. Pour le coup, ça n'a aucun rapport. Mais P était déjà pris par Print, dans Ctrl+P)
[CTRL + X] : couper (Là, ça ne marche pas non plus :) . Mais remarquez le côté pratique : X, C et V sont très proches sur un clavier. Faire des couper/copier/coller devient un jeu d'enfant !)
[CTRL + Z] : revenir en arrière dans l'historique des actions (fonctionne dans un traitement de texte, sur Internet et même dans le gestionnaire de fichiers...). Attention, ce raccourci est addictif et on en vient vite à regretter qu'il ne fonctionne pas sur les choses de la vraie vie.
[TAB] : permet de naviguer de champ en champ dans un formulaire. Plus simple que de faire un coup souris, un coup clavier, un coup souris...

Et quelques autres, pour la mention

[CTRL + S] : enregistrer. Vous n'aurez plus d'excuses pour ne pas avoir enregistré votre travail avant que l'ordi ne s’éteigne brusquement.
[CTRL + Y] : aller en avant dans l'historique des actions (permet de contre-carrer un excès de [CTRL + Z] malencontreux).
[ALT + TAB] (tab étant la touche tout à gauche, avec la double-flèche) : vous avez deux programmes ouverts, et le besoin de passer de l'un à l'autre souvent ? Ca sert justement à ça !! Pressez ALT en continu, puis 1 fois TAB brièvement. Relâchez. Chouette, non ? Essayez aussi en gardant toujours ALT enfoncé, mais en pressant 2 fois sur TAB brièvement... et ainsi de suite.
[ALT + F4] : ferme un programme.
[touche logo WINDOWS + D] : réduit toutes les fenêtres ouvertes pour se retrouver sur le bureau

Maintenant, toi aussi passe pour un.e calé.e en informatique en quelques clics ! :)

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La juste place des outils numérique dans un projet/un groupe

Les intervenant-e-s de cette vidéo, Louise Didier et Laurent Marseault, font partie du Collectif Inter-Animacoop. Louise intervient sur la session Animacoop de Lyon et de Paris, Laurent intervient sur les sessions de Toulouse, Paris et Lyon.

Durant les 4'30 de cette vidéo, ils nous suggéreront notamment de :

• nous méfier des outils trop complets et complexes, de la surabondance d'outils
• commencer à utiliser des outils numériques en présence (face à face avec les membres de votre groupe) avant de le faire à distance
• de questionner la pertinence de mettre des mots de passe
• commencer à utiliser des outils numériques avec des sujets à faibles enjeux pour le groupe

Des outils libres pour vos projets collectifs - 4 - Le problème c’est les autres from Mouvement Colibris on Vimeo.

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Atelier Framateam

Connaissez-vous Slack ? L'alternative libre et gratuite a été développé par Mattermost et Framasoft s'en est emparé pour proposer Framateam, hébergé sur leurs serveurs. Sachez que comme tous les outils de Framasoft, vous pouvez vous aussi les héberger sur vos propres serveurs et les modeler à votre convenance (bon OK il faut être un peu geek pour aller jusque là).

L'ensemble propose :

• un service de discussion en temps réel, équivalent d'un tchat
• création d’équipes, qui contiendront des « canaux »
• création de canaux soit publics (tous les membres de l’équipe) soit privés (le créateur du canal invite les membres de son choix)
• possibilité de partager l’administration d’une équipe ou d’un canal
• conservation de l’historique des canaux et possibilité de chercher dans des discussions
• petite mise en forme du texte possible et ajout d'émoticones avec possibilité de "liker" les commentaires
• possibilité d’ajouter des fichiers (images ou autres)
• possibilité de notifier les membres par email (notifier l’utilisateur « Camille » par @camille ; notifier tous les membres du canal en utilisant @channel)
• installation en local et sur les mobiles possibles

Plus d'explications et des exemples sur : https://framablog.org/2016/05/10/framateam-liberez-vos-equipes-des-groupes-facebook-et-de-slack/
ou encore : https://docs.framasoft.org/fr/mattermost/

Adresses utiles :

• https://framateam.org
• Installation en local : https://about.mattermost.com/download/ (penser à vérifier dans les "préférences" que l'option "lancer Mattermost au démarrage de l'ordinateur" est bien cochée)
  • et pour Linux, vous pouvez utililiser directement ces liens pour télécharger/installer :
    • Linux 64-bits (ordi récents) : https://releases.mattermost.com/desktop/4.0.0/mattermost-desktop-4.0.0-linux-amd64.deb
    • Linux 32-bits (ordi de plus de 4-5 ans voire plus) : https://releases.mattermost.com/desktop/4.0.0/mattermost-desktop-4.0.0-linux-i386.deb
• Et pour les supers geeks : https://framacloud.org/fr/cultiver-son-jardin/gitlab.html

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Les outils d'écriture collaborative

Nous avons découverts différents services qui permettent d'écrire à plusieurs, seul-e, en simultané, en différé, en présentiel ou à distance.
Ce sont des services en ligne, ils nécessitent donc une connexion internet.

Les PAD, sont des éditeurs de texte, d'utilisation simple, issus du logiciel libre.
Fonctionnalités :
- Fonction de formatage basique,
- Identification des contributions des utilisateurs par surlignage des contenus, peut être enlevé
- Historique dynamique via l'icône en forme d'horloge
- Export/import

Plusieurs services
http://pad.coop-tic.eu/
Pas besoin de compte, attention à copier l'adresse pour vous permettre de retrouver vos pad, durée de vie illimitée
Framapad sans compte, pads publics
Pas besoin de compte, attention à copier l'adresse pour vous permettre de retrouver vos pad, durée de vie limitée à définir à la création.
La durée de vie se réactive à chaque modification malgré mon affirmation contraire (FABE).
Framapad avec compte
Besoin de créer un compte sur framapad, permet de créer des dossiers et d'y inclure les pads afin de les retrouver facilement, durée de vie illimitée.

Pour les plus expérimentés et border-line geekos, il est possible d'installer
- un serveur de pad en ligne sur un serveur
- un serveur de pad en local sur son ordinateur afin de proposer des instances de pad, hors connexion internet.

Google Doc est une application de documents texte collaboratifs du géant éponyme.
Cette application recouvre les mêmes fonctions que les applications de traitement de texte classique mais en ligne.
Pour permettre la contribution à un google doc sans obliger les autres participants à posséder un compte google,
il faut partager le document en cliquant sur l'icône partage puis aller se promener dans les paramètres avancés :
il suffit de donner soit l'accès public soit à toutes personnes disposant du lien avec les droits de modification et le tour est joué.

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Google Document et Google Drive

Google Docs est une suite intégrée de bureautique en ligne, gratuite. Elle permet notamment de créer et éditer son travail, de rédiger à plusieurs et simultanément un document (tout en voyant toutes les modifications en temps réel) et de le stocker. En somme, de travailler en ligne de manière efficace et collaborative !

Présentation

Pré-requis

• Avoir un compte Google
• Savoir utiliser une suite bureautique (traitement de texte, tableur, présentation)

Avantages

• Le fait que tous les fichiers soient en ligne permet un partage facile avec les autres. Très bon outil collaboratif.
• Permet de consulter tous ces documents de n'importe quel poste.
• Permet d'être sûr que le document consulté est le dernier mis à jour.
• Dispose de fonctionnalités avancées intéressantes : gestion et diffusion d'un questionnaire en ligne, export d'un document en PDF...
• Est lié avec l'outil Google Drive, service de synchronisation de fichiers

Inconvénients

• L'écriture simultanée n'est pas toujours possible
• Propriété des données et respect de la vie privée : ces 2 questions ne relèvent pas que de l'éthique, et pose l'enjeu d'une entreprise mondiale qui détient les données de plusieurs millions d'individus.

Exemples d'application

• Comptabilité d'un petit projet sous forme de tableur
• Écriture d'un rapport à plusieurs
• Écrire un diaporama en équipe (chacun sa diapo)

Prise en main

Un "truc" utile pour bien partager

Pour aller plus loin

• Guide de prise en main Google Document réalisé par Sylvie Roth et Frédéric Soussin
• Documentation officielle

Google Drive

Google Docs n'est plus seulement un outil de co-écriture (texte, tableur...). Couplé avec Google Drive, il est alors possible de synchroniser vos fichiers entre plusieurs ordinateurs, à l'instar d'un Dropbbox.
Avec un seul outil, il est donc possible de :

• synchroniser des fichiers entre plusieurs personnes, sur leurs ordinateurs (synchronisation et sauvegarde en local, dans les disques durs de l’ordinateur)
• d'ouvrir l'accès à ces dossiers/fichiers à d'autres personnes, qui peuvent contribuer directement en ligne (pas nécessaire de s'inscrire au service de synchronisation)

Des alternatives libres

Il existe des alternatives libres aux services de la suite Google. Dans ce domaine, le logiciel Owncloud semble être le concurrent le plus solide. Il permet de stocker et partager des fichiers entre plusieurs utilisateurs et permet l'ajout de diverses fonctionnalités. Avec l'extension Documents, il est également possible de rédiger des documents à plusieurs et simultanément, à l'instar de Google Docs. Deux solutions sont possibles pour utiliser ce logiciel :

• l'héberger directement sur son propre serveur,
• utiliser un service tiers qui propose des instances d'Owncloud, gratuites, payantes ou à prix libre (Framadrive, la mère Zaclys, ...).

Auteur de la fiche : Emilie Hullo, Outils Réseaux, ajout par le Collectif des Rénovateurs Animacoop


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Pads

Un Pad est un outil en ligne qui permet de prendre des notes à plusieurs personnes simultanément (qui nécessite donc une connexion Internet). Un tchat est généralement associé à chaque page de rédaction.

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Classique des premières expériences irréversibles de coopération, le pad peut répondre à différents usages :

• Prise de notes collaboratives dans une réunion. Les conséquences sur les rapports de domination dans un groupe sont importants, cet usage contribue à faire "bouger les lignes".
• Prises de notes entre partenaires à distance en couplant le pad avec un outil de visioconférence. Cependant, il n'est pas toujours aisé de partager son attention et son écran pour deux applications.
• Suivi en direct de l'avancée d'une réunion, avec possibilité de poser des questions dans l'espace "tchat".

Avantages

• Le grand classique des premières expériences irréversibles de coopération.
• Très très simple d'utilisation, toute participation est directement visible par les autres, beaucoup de possibilités d'export, permet une co-rédaction en synchrone, "WYSIWYG" (la mise en page se fait comme dans un traitement de textes classique).
• Les notes prises sont plus complètes.

Inconvénients

• Créer un pad directement à partir de la barre d'adresse du navigateur peut constituer un obstacle méthodologique important.
• Limité à 16 connexions simultanées
• Selon la qualité de la connexion Internet, l'expérience peut être totalement contre productive

Comment créer un pad ?

Etherpad est un logiciel libre qui permet de créer des pads facilement. Il est possible de l'installer directement sur son serveur ou d'utiliser des versions déjà en ligne de ce service (gratuites ou à prix libre) :

• https://framapad.org/fr
• https://pad.colibris-outilslibres.org

Pour aller plus loin

MyPads est un service de Framasoft qui propose à chaque utilisateur une interface pour accéder à ses pads personnels. Il permet également la création de pads à accès restreint, protégés par des mots de passe personnels et dont l'accès est réservé aux membres d'un groupe.


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Utiliser les Wiki pour écrire collectivement

Les différents outils wiki

Yeswiki

Description : Yeswiki est une version customisée d'un autre moteur de Wiki : Wikini. L'équipe d'informaticiens d'Outils-réseaux a développé des extensions pour faciliter la coopération : simplification de la saisie, personnalisation de l'interface graphique...
Avantages : Les nouvelles fonctionnalités offertes par les extensions offrent de multiples possibilités coopératives.
Inconvénients : Les extensions "tools" ajoutent aussi de la complexité : il faut veiller à ne les ajouter que lorsque le groupe est suffisamment mature.
Bac à sable : Des espaces de test ou fermes à wikis sont mises en place par plusieurs structures pour se familiariser avec l'outil la ferme Animacoop

Exemples d'utilisation

• Wiki des Garrigues (encyclopédie participative)
• Mesclat (Wiki de territoire)
• Rencontres Moustic (Wiki support de l'organisation d'un événement)
• Wikis Colibris (Wiki au graphisme personnalisé)

Documentation pour découvrir, personnaliser et/ou installer Yeswiki

Un seul lien à mettre dans ses marque-pages : https://yeswiki.net/?DocumentatioN

Mediawiki

Description : MediawIki est le moteur de wiki le plus connu. Et pour cause ! Avec Wikipedia comme égérie, tout le monde connaît, même sans le savoir, ce logiciel libre qui permet la co-rédaction !
Avantages : Il dispose d'une grosse communauté de développeurs. Il est bien connu et utilisé dans des contextes différents : il y a donc de la documentation, des exemples...
Inconvénients : Pas très simple d'utilisation, ni à installer-configurer, il ne permet pas aisément de personnaliser la mise en page. Il n'est pas possible, dans la version de base, d'intégrer des éléments extérieurs (widgets, iframe) ce qui limite l'interopérabilité avec d'autres systèmes.

Exemples d'utilisation

• Wikipédia (encyclopédie participative)
• Wikibrest (Wiki de territoire)
• Wiklou, le wiki des ateliers vélo participatifs (wiki-ressources du réseau)
• Forum des usages coopératifs à Brest (Wiki support de l'organisation d'un événement)
• Wiki books (création et diffusion de ressources pédagogiques libres)]]
• Encyclopédie des Petits Débrouillards (Wiki au le graphisme personnalisé)

Documentation Mediawiki

• Guide d'installation
• Guide d'utilisation

Ce cours s’appuie sur les fiches d'Outils Réseaux.

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Vous reprendrez bien un peu de wiki ?

Pour accompagner ce module 3, nous vous proposons de reprendre les menus "1. Modifier le contenu des pages" et "2. Modifier l'apparence générale". Nous prendrons du temps plus tard sur les menus 3 et 4 (sauf si vous préférez avancer à votre rythme et aller fouiller dès maintenant dans ces menus :-)
Chaque sous-menu est un exercice pratique, donc vous avez de quoi faire.

Néanmoins, voici quelques suggestions d'exercices complémentaires :

• pour être à l'aise avec l'intégration d'outils extérieurs à Yeswiki, vous pouvez revenir sur l'exercice "1.5 Insérer un pad", notamment en insérant le pad de vos accélérateurs de projets dans une page de votre wiki !
  • De la même façon, insérer un Google Docs ou Google Sheet (tableur) peut être bien pratique ! Pour cela, il vous faudra
    • 1- Créer un Google Truc, puis le partager en tant que "lien accessible à toute personne, sans connexion" > voir cette vidéo de Gatien Bataille
    • 2- Insérer dans la page de votre wiki un code du genre

      ""<iframe width=100% height="500" src="https://docs.google.com/spreadsheets/d/1GiDmbPuzXlhds4pPULF40PdnJNvT0ptKpxVocSqIMIw/edit?usp=sharing" frameborder="0" allowfullscreen></iframe>""
      

    • mais bien sûr en remplaçant le lien qui commence par "https://docs.google.com" par le lien de votre Google Truc à vous.

• pour organiser les menus et sous-menus, vous pouvez essayer de mettre tous les exercices pratiques dans un menu, puis de personnaliser vraiment les menus suivants (à votre projet, à vos envies, à vos vacances...) (
  • tu n'y arrives vraiment pas ? Voici ce que pourrait contenir ta page PageMenuHaut (c'est le nom de la page qui gère les menus et sous-menus) > à copier-coller dans la PageMenuHaut de ton wiki

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Exemple d'un Google Sheet intégré dans la présente page wiki

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Les outils de visioconférence

Deux familles d'outils

1) Des outils 100% par le navigateur

Avantages = simples d'utilisation, invitation avec un simple lien Internet / pas de création de compte
Inconvénients = pas toujours stables (audio surtout), plus on est nombreux mois la qualité/stabilité est bonne

Outils à tester

• Appear.in : limité à 4 personnes dans sa version gratuite
• Jitsi : pas de limite annoncée en nombre de participants, mais risque de "ramer" au-delà de 5-6 personnes

Autres outils

• Framatalk
• Glowbl

2) Outils à télécharger et installer sur l'ordinateur

Avantages = plus stables sur l'audio et la vidéo
Inconvénients = création de compte "organisateur" obligatoire , création de compte "participants" pour certains outils , télécharger/installer des outils n'est pas toujours possible dans certaines organisations (ex Collectivités locales)

Outils à tester

• Skype
  • avantages : annoncé jusqu'à 25 personnes en même temps (si tout le monde a la dernière version)
  • inconvénients : création de compte obligatoire pour tout le monde (organisateurs et participants) ; nécessite d'ajouter les personnes à ses contacts "Skype" (donc souvent de connaître leur identifiants) ; la gratuité de Skype a un coût : vos données personnelles/professionnelle sont ré-utilisées et revendues/
• Zoom :
  • Avantages : jusqu'à 100 personnes ; on peut participer avec un simple téléphone (comme sur une conférence téléphonique) ; création de compte obligatoire pour l'organisateur mais pas pour les participants (l'organisateur invite les personnes avec un simple lien Internet)
  • Inconvénient : réunions limitées à 40 minutes dans la version gratuite ;
    • Pour le tester avec un compte pro sans limite de temps : connectez-vous en tant que nicolas@collecti.cc / Mot de passe : partageanimacoop

Autres outils

• Webex
• [http://teamviewer.com/ Teamviewer]]

Le meilleur ami de la visio : le pad

• Framapad
• Pad Coop-tic

L'indispensable plan B : la conférence téléphonique

• OVH : gratuit, salle réservée 24h à l'avance avec un maximum de 50 personnes
• Free Conference Call : création de compte gratuite mais obligatoire, possible de réserver plus longtemps à l'avance

Quelques conseils d'animation

• Être attentif aux personnes qui n'ont rien dit depuis longtemps (aller les chercher)
• En conférence téléphonique, annoncer son prénom avant de parler.
• pour la vidéo, ne pas se mettre à contre-jour
• couper la vidéo si "ça rame" (mauvais son, haché etc.)
• matériel minimaliste : un kit main-libre de téléphone (écouteurs + micro) qui permet d'optimiser l'audio pour tout le monde
• pour les personnes non-munies d'écouteurs : en cas de larsen ou d'échos désagréables, activer les micros uniquement lorsqu'on a besoin de parler
• prévoir d'arriver 10min en avance !
• une réunion en visio se passe d'autant mieux que l'animation est préparée, voire timée (verbe provenant du substantif timing :-).

Et pour les anglophiles, une régalade !!

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Texte publié par Lilian Ricaud (formateur Animacoop Toulouse) et mis à disposition sous licence Creative Commons By-SA

La méthode Co-pomodoro

Votre assiduité et votre mémoire sans faille vous auront signalé que nous avons décrit la méthode "Pomodoro" dans le module 2. La méthode ci-dessous rajoute une dimension collaborative à cette méthode.

Ingrédients du Co-Pomodoro

Pour éviter que vous recopiez bêtement la recette sans en comprendre les points importants, je livre d’abord les ingrédients choisis et la raison de ce choix. En comprenant leur rôle vous pourrez en remplacer certains avec vos propres ingrédients.

Recette du Co-Pomodoro

Invitation
Annoncer clairement intention: but, format, durée de la rencontre

Ouverture
Pour se mettre tous en phase et rentrer dans la réunion, commencer par un tour du cercle, où chacun donne brièvement sa “météo intérieure”. Quelle couleur de ciel êtes vous aujourd’hui ? Plutôt en mode « grand ciel bleu » ou quelques nuages ?

Pomodoro 1
45 min de travail. Un chrono est mis en place. au bout de 45 min, on arrête, même si la discussion était intéressante.

pause
5 min de pause. On se déconnecte, on va chercher un café, on marche un peu, on respire avant de reprendre

Pomodoro 2
45 min de travail, 5-10 min avant la fin on fait le bilan, liste des choses à faire, on fixe la prochaine réunion

Clôture
5 minutes pour planifier la prochaine rencontre, vérifier la répartition des tâches, se dire au revoir.

Fin de la rencontre

D’autres techniques de réunion efficaces en ligne ?

Même si le télétravail existe depuis longtemps on ne trouve pas beaucoup de formats de rencontres spécifiquement adaptés pour des réunions en ligne.

Le Co-Pomodoro, format assez court pour être programmé régulièrement et assez long pour avoir le temps de travail donne un cadre qui facilite une interaction productive.

Cette trame peut être modifié avec vos propres ingrédients. Par exemple, les séquences pomodore peuvent être elle avec un format particulier d’animation, de prise de paroles, de réflexion ou d’action collective.

Si vous connaissez d’autres recettes ou ingrédients pour faciliter la cohésion et le contact à distance tout en minimisant la fatigue liée au fait d’être devant un écran, laissez un commentaire(....Et ou? Ici? Agathe)


> Article initial de Lilian Ricaud


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Conseils pour prolonger l'espérance de vie d'un·e animateur·ice

1- clarifier son rôle et sa posture

Le rôle clé de l’animateur

Même si une animation est très bien préparée, il est difficile de prévoir les imprévus ! L’animateur (et les organisateurs si ce rôle est dissocié) doit être à l’écoute des échanges et des dynamiques pendant le déroulé de l’animation et doit savoir rebondir s’il sent qu’une animation “ne prend pas” ou que des tensions ou dynamiques sous-jacentes doivent être traitées avant de rentrer dans la thématique du jour. Ces tensions devront être, autant que possible, anticipées en amont de la réunion et intégrées dans le processus et le déroulé de la rencontre.

Enfin, le dernier élément clé d’une bonne animation est la validation des échanges par le groupe, avant de se quitter : cela demande pour l'animateur des capacités à repérer les données essentielles dans les échanges et à les synthétiser pour les rendre claires à l’ensemble du groupe et enfin à les faire valider. Le compte-rendu reprendra donc les éléments de cette validation.

2- vérifier son matériel : la mallette de l'animateur

Les feuilles A3 ou le papier affiche
Les feuilles A3 ou le papier affiche (feuilles mobiles pour chevalet ou «paper-board») sont utilisés pour identifier les éléments clés de discussions, les décisions, les tempêtes d’idées. Leur grand format permet d’y écrire gros et ainsi d’être visible pour l’ensemble des participantes et participants.
Afin de maximiser leur utilisation, il est conseillé de coller les feuilles sur les murs tout au long de l’animation. Comme les paroles s’envolent, ceci permet à l’ensemble des participantes et participants de suivre l’évolution de la réflexion collective.

De la pâte à fixe
À tout moment, il peut être utile de coller du papier au mur dans le but qu’il soit vu par l’ensemble des participantes et participants.

Des marqueurs
Lisibles plus facilement par l’ensemble des participantes et participants que les stylos ou les crayons à mine.

Des post-it et pastilles de couleur
Les feuillets Post-it et les pastilles de couleur peuvent bien entendu servir à de nombreux usages. Différentes grosseurs et couleurs peuvent être utilisées. De plus, les Post-it peuvent servir à y inscrire des éléments-clés. Les usages les plus fréquents lors d’une rencontre collective sont les suivants :

• Demander aux participantes et participants de prioriser des éléments-clés écrits sur du papier-affiche en allant coller un ou des Post-it sur les éléments qu’ils jugent les plus importants.
• Utiliser des Post-it de différentes couleurs en leur donnant une signification afin de caractériser des éléments (écrits préalablement sur du papier-affiche).

3- Se construire une "mallette 2.0"

Cette mallette de base peut être transposée en outils numériques. Plus légère cette mallette 2.0 peut néanmoins parfois être plus difficile à mettre en œuvre!

Le vidéo projecteur

Outil indispensable pour suivre l'évolution de l'animation.

Murs de post-it en ligne

Il existe plusieurs outils qui permettent de créer des espaces d'affichage des travaux d'un groupe, de façon à remplacer les feuilles A3, les post-it et les marqueurs.

• Les cartes mentales que vous pouvez remplir au fil de la discussion. Des logiciels comme Freeplane, à installer sur son ordinateur, permettent de travailler hors ligne.
• Des tableaux virtuels qui permettent de coller ou d'épingler des notes ou des post-it

Clé USB

Une clé USB contenant les documents d’animation peut toujours être très pratique en cas de défectuosité technique ou autres imprévus.

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Déconstruire l'outil idéal pour aller vers des outils adaptés-adaptables

L'intervenant de cette vidéo, Laurent Marseault, est l'un co-fondateur d'Animacoop, également impliqué dans le mouvement des Colibris.
Dans cette vidéo, il aborde

• la notion d'outil idéal (mais quel est-il ? Existe-il vraiment ?)
• savoir formuler les usages / les besoins des membres de mon groupe pour prioriser les outils
• quelques usages parmi les plus répandus

Des outils libres pour vos projets collectifs- 2 - Trucs et astuces pour une animation conviviale from Mouvement Colibris on Vimeo.

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Exercices pratiques sur le wiki : on lâche rien ;-)

1/Revenir en arrière / remettre une version précédente

Un wiki, c'est parfois mieux que la réalité, car on peut annuler une mauvaise manipulation : on peut revenir en arrière !
Dans le menu "3- Gestion des pages", de vos wikis, vous trouverez comment revenir à la version antérieure d'une page (sous-menu "ré-éditer une version précédente")

A noter : cette fonctionnalité est également un argument pour dédramatiser la 1ère contribution : "n'aies pas peur, même si tu écris ou fais n'importe quoi, on pourra toujours revenir en arrière"

2/ Supprimer une page

Ca peut être parfois utile. Et vous trouverez comment faire dans ce même menu "3- gestion des pages"

3/ Personnaliser vos menus

Très peu d'entre vous l'ont fait, donc je redonne ici la consigne du module 4

• pour organiser les menus et sous-menus, vous pouvez essayer de mettre tous les exercices pratiques dans un seul menu, puis de personnaliser vraiment les menus suivants (à votre projet, à vos envies, à vos vacances...) (
  • tu n'y arrives vraiment pas ? Voici ce que pourrait contenir ta page PageMenuHaut (c'est le nom de la page qui gère les menus et sous-menus) > à copier-coller dans la PageMenuHaut de ton wiki

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Organiser un événement participatif… en 4 étapes

Bien avant : concevoir l'événement

Le but de cette étape consiste à :

• imaginer les possibles,
• réunir les organisateurs,
• resserrer le champ des possibles peu à peu pour aller vers l'opérationnel.

L'enjeu est d'ouvrir sincèrement l'organisation de l'événement, c'est-à-dire que tout individu ou toute structure ayant envie de rejoindre les organisateurs initiaux doit pouvoir le faire (y compris si cela apporte des avis différents des initiateurs !). Afin de réguler les tensions et conflits, il sera peut-être nécessaire de co-écrire une charte qui énonce clairement les valeurs et les règles de la « communauté d'organisateurs ».

Deux cas de figure :

• un événement co-organisé dès le début par un collectif (de personnes et/ou de structures) : l'enjeu consiste ici à faire converger peu à peu les intérêts du groupe et à trouver les méthodes et outils adaptés au travail collectif de ce groupe.
• un événement récurrent initié par une structure, qui souhaite s'ouvrir sur un collectif d'organisation plus large. Cette ouverture se fait progressivement année après année, au fil des éditions de l'événement. L'objectif est alors d'abaisser les barrières à l'entrée de nouveaux co-organisateurs : rendre visibles les éditions précédentes, rendre accessibles les dates de réunions et les outils de suivi des tâches à faire (compte-rendus, tableau kanban), avoir une liste de discussion ouverte à toute personne intéressée...

Outils adaptés à cette étape

Faire émerger de nouvelles idées	Brainstorming : Scrumblr, Méthode "Souvenirs du futur"
Partager les compte-rendus	Notes partagées en direct : pad Partager les compte-rendus sur invitation (stockage et synchronisation de documents) : Dropbox, Hubic, Google Drive, Framadrive Partager les compte-rendus sans connexion préalable : wiki, site web
Faciliter les échanges hors-réunion	Liste de discussions : Google Groupes, Framalistes
Faciliter l'accès aux réunions	Ordre du jour co-construit : pad Visioconférence pour les participants éloignés : Skype, Google Hangout, Framatalk
Planifier, organiser un retroplanning	Outils de gestion de projets : Trello, Framaboard, Wekan Agendas partagés : agenda intégré à un wiki, Google Agenda

Avant : faire connaître l'événement, communiquer

Au cours de cette étape, il s'agit de :

• faire connaître l'événement,
• générer le « buzz » social.

Le collectif d'organisateurs constitue en lui-même un outil de communication : les personnes ou structures qui le composent sont autant de relais de communication très impliqués durant cette phase.
En plus du traditionnel plan média (radio, presse, ...), deux types d'outils principaux sont à animer pour cette étape :

1) Les Réseaux sociaux

Facebook :

• créer un « événement » facebook, où tous les co-organisateurs invitent leur « amis »
• faire vivre cette page « événement », avec 2 publications par semaine (en alternant par exemple un post fun et un post sérieux, ou des post sous forme de questions qui renvoient vers le site web...)

Twitter : créer un hashtag dédié à l'événement
Linked In ou Viadeo : créer des événements professionnels
Instagram, Pinterest ou Flickr : pour partager ses photos

2) Un site Internet « gare centrale »

C'est l'espace qui concentre toutes les informations. Il vise à :

• donner les informations de bases
  • dates et lieu
  • programme détaillé
  • détails pratiques : carte interactive qui montre la localisation de l'événement, ainsi que les transports alentours (accès, covoiturage)
• mettre en place une inscription qui incite au « tous participants »
  • inscriptions et tarifs, avec un formulaire en ligne
• poser des questions annexes :
  • chacun donne trois motivations à s'inscrire à cet événement (cela pourra servir à générer des nuages de mots clés affichés durant l"événement)
  • chacun propose trois mots clés à la thématique de cet événement
  • chacun cite deux références bibliographiques qu'il recommande
  • Indiquez ce que vous pouvez avec les autres participants sur cette thématique (pépites, initiatives positives, problématique particulière...)
• initier un espace d'offre/demande, (voir la Fiche de la Maison des biens communs éphémères)
  • ce que chacun peut partager avec les autres participants ?
  • ce que chacun est venu chercher sur cet événement ?

Ces questions seront notamment utiles si on prévoit un temps de barcamps durant l'événement.


Dans l'idéal, ce site Internet reprendra les publications des réseaux sociaux (reprise du fil Twitter, remontée des publications Facebook, partage des photos postées sur Instagram...)

Outils adaptés à cette étape

Réseaux sociaux	Facebook : événement à créer, y inviter le plus d'amis possible, animer la page de publications régulières Twitter : définir un hashtag dédié, et commencer à envoyer des tweet qui donne envie d'aller voir le site Internet Réseaux sociaux professionnels : Linkedin ou Viadeo
Site Internet « gare centrale »	Outil souple type Worpress, SPIP ou Yeswiki Questionnaire intégré : Framaform, LimeSurvey, Google Form sous forme « d'embed », questionnaire bazar directement intégré dans Yeswiki ou extensions sous Wordpress Pour créer un nuage de mots-clés : wordle, tagcrowd

Pendant : le(s) jour(s) J !

À cette étape il s'agit de rendre l'événement participatif :

• en présence : animation participative, possibilité d'interagir (ateliers ou conférence)
• à distance : retransmission, interaction à distance

Susciter de la participation en présence

En complément (ou en remplacement) de conférence plénière, on pourra recourir à des animations participatives :

• Jeux coopératifs et brise-glace pour mieux se connaître (peuvent fonctionner avec plusieurs dizaines de participants). Vous trouverez plusieurs boites à outils dans le module 7 également.
• Ateliers . On choisira des formats d'ateliers adapté à l'objectif qu'on s'est donné. (dans le présent module 7, voir la page "Conseils pour prolonger l'espérance de vie d'un·a animateur·ice"). Par exemple, des « barcamp » permettront aux participants de découvrir de nombreux projets/méthodes (voir détails sur l'organisation d'un barcamp sur le wiki de MoviLab), alors que des « Accélérateurs de projets » permettent de débloquer un projet en organisant l'intelligence collective du groupe. Voir la partie « Pour aller plus loin » pour découvrir d'autres formats.
• Temps « off », pauses et autres moments informels . Il s'y passe toujours beaucoup de choses, de nouvelles idées, de mises en réseau… autour d'un accueil café-gâteaux. À ne pas négliger !

On veillera à ne pas oublier les personnes qui ne sont pas intégrées dans les réseaux et qui risquent de trouver ces pauses ennuyeuses et/ou improductives. A cet effet, on peut afficher un trombinoscope sous forme de carte (le même que le formulaire d'inscription), ou encore des « avis de recherche » pour s'échanger des services et compétences (Voir un exemple avec la Fiche de la Maison des biens communs éphémères)

Susciter de la participation à distance

On cherche ici à permettre aux personnes qui n'ont pas pu faire le déplacement de participer malgré tout à l'événement. Évidemment, ces outils seront aussi utilisés par les participants présents physiquement !

Sur le site Internet « gare centrale », on intégrera plusieurs outils :

• Retransmission vidéo des conférences en plénière. Deux cas de figure peuvent apparaître :
  • un événement de grande ampleur avec de nombreux participants. On fera une captation vidéo en direct, soit pour retransmission live, soit pour montage post-événement et on pourra utiliser des solutions d'hébergement en ligne : Ustream, Live Stream.
  • un nombre de participants plus restreint. On peut alors envisager une visioconférence classique, avec interaction audio/vidéo entre les participants en présentiel et les participants à distance. Voir le cours sur les outils audio et visio pour les solutions techniques.
• Proposer un espace de prises de notes collaborative (pad)
• Interaction via des messages courts : le « tweetwall » est souvent utilisé. Cet espace concentre tous les messages dans lequel apparaît le hashtag dédié à l'événement, défini dans la seconde étape.
• Partage en direct de photos et vidéos : exemple de Instagram, Pinterest ou Flickr décrits dans l'étape 2.

Remarque : les conditions de mise en ligne des documents, présentations, images... doivent être clairement annoncées :

• Les intervenants acceptent-ils que leurs écrits soient diffusés sur le site ?
• Les intervenants et les organisateurs acceptent-ils que ces écrits soient publiés sous licence Creative Commons ?
• Les participants qui partagent des photos acceptent-ils d'apposer la licence Creative Commons sur leur œuvre ?

Trucs et astuces (valable à distance et en présence)

Prévenir les participants que l’ensemble des présentations seront mises en ligne sur le site quelques jours à quelques semaines après le séminaire. Cela permet d'éviter que les gens ne passent leur temps à écrire durant les présentations et... n’écoutent plus le contenu !

Les animateurs effectueront des synthèses le plus régulièrement possible au cours du séminaire, quasiment en direct selon la nature des débats, leur complexité, et les moyens informatiques (vidéoprojecteur avec logiciel Free Mind, par ex.). Là encore, cela permettra au public de s'attacher à écouter, à réfléchir et à débattre, plutôt qu’à fixer par écrit les paroles des intervenants.

Après : évaluer et collecter la mémoire

Dernier temps fort de l'événement, il s'agit de :

• Évaluer via l'envoi
  • à tous les participants : un questionnaire en ligne pour recueillir leurs avis, satisfactions et autres retours.
  • aux participants intéressés pour s'impliquer dans la prochaine édition : inscription à une liste de discussion mail et/ou une date de réunion « débriefing » à venir.
• Partager : on continuera la collecte de photos et autres notes/retours sur l'événement, afin de transformer le site « gare centrale » en un site « mémoire de l'événement ».

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Padlet

Padlet est un outil en ligne qui vous permet de créer et de partager un mur de messages, un tableau blanc virtuel, mais aussi de pouvoir y créer des cartes mentales ou conceptuelles.

Il peut être utilisé en mode post it ou bien organisé sous forme de colonne.
Il est beaucoup utilisé dans le cadre de classe inversées, de formation où son usage est souvent mise en commun de travaux de groupe.

Chaque mur peut contenir autant de notes que vous le souhaitez et possède une URL unique que vous allez pouvoir partager .

En vous inscrivant sur le site, vous allez aussi pouvoir gérer les autorisations données aux utilisateurs et visiteurs de votre mur. Vous pourrez ainsi décider de ne permettre que la consultation du mur sans autoriser aucune modification. Mais vous pouvez aussi et c’est bien sûr le plus intéressant permettre à un groupe d’enrichir collectivement un tableau.

La mise en forme en "étagère" permettant de regrouper des informations par colonne est trés utile pour faire :

• un suivi de projet simple type kanban : à faire, en cours, fait…
• un lieu unique d'informations sur un projet ou une structure
• avec des rubriques ; accueil, agenda, actualités, liens utiles, etc.

Exemple d'usage pour "se délester" : lien vers un tableau de type liste des choses à faire
Exemple d'usage pour "proposer un lieu, un carrefour de projet", une "gare centrale" : lien vers le tableau

Points forts de l'outil

• Possibilité de mettre des liens vers des images, des vidéos, des liens url
• On peut contribuer sans devoir créer un compte (si le padlet est bien paramétré dans "partage")
• on peut ajouter des commentaires ou des votes sur les cartes déjà postées.

Lien vers l'outil

https://padlet.com

Lien vers les tutoriels vidéo (anglais uniquement)

https://www.youtube.com/channel/UC9YVlt7eSTTYOFNw0kyJhiA/videos


Fiche écrite par Célia Goncalves, mis à disposition sous licence CC-By-SA sur Interpôle.


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Introduction aux listes de discussion

D'une manière générale, le courriel reste central dans les échanges numériques. Coopérer en utilisant le courriel dans un collectif revient à accroître la quantité de messages envoyés et (donc) reçus. Il devient indispensable de mieux maîtriser cet outil.

Listes de discussion et listes de diffusion

Liste de discussion et liste de diffusion sont des utilisations spécifiques du courrier électronique :

• Liste de discussion : les participants d'une liste échangent entre eux
• Liste de diffusion : un seul émetteur adresse un message à plusieurs personnes

Pourquoi et quand mettre en place une liste de discussion ?

Comment créer une liste de discussion ?

Voici deux outils pour créer gratuitement des listes de diffusion ou discussion. Essayez l'un ou l'autre pour en découvrir les fonctionnalités.

Framaliste

Description : service proposé par l'association Framasoft (défense des logiciels libres et des libertés individuelles sur Internet) : listes de discussion ou de diffusion, les discussions archivées peuvent être rendues visibles ligne.
Avantages : service éthique (logiciel libre, respect de la vie privée et des donnes personnelles), gratuit
Inconvénients : un peu moins ergonomique que le service Google, mais on retrouve les mêmes possibilités de paramétrage.
Site officiel : https://framalistes.org

Tutoriel vidéo


Tutoriel écrit par Coop-tic.be (Gatien Bataille), sous licence CC-BY-SA : Lien vers le tutoriel

Documentation détaillée (et en français !): https://framalistes.org/sympa/help/

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TelaBotanica et l'animation des listes de discussion

Le réseau de botanistes Tela-Botanica s'est constitué autour de listes de discussion.

La première liste tela-botanicae a été ouverte en mars 1999, lors de la création du réseau. Elle s'appuyait alors sur les services offerts par Yahoo Groupes. Elle est toujours active à l'heure actuelle : 1092 membres et 34000 messages échangés depuis sa création, même si elle semble délaissée depuis quelques temps.

Mixité des membres

La liste regroupe spécialistes et amateurs, néophytes et passionnés chevronnés de la botanique. Une personne débutante pose une question et ce sont des dizaines de spécialistes qui répondent, parfois de manière très pointue. Gageons que s'ils s'étaient regroupés entre eux, les échanges n'auraient probablement pas été aussi dynamiques (peur d'être jugé par les pairs, haut niveau d'entrée dans les débats...).

Division en groupes thématiques

A fur-et-à-mesure des échanges, des discussions thématiques se sont engagées, créant parfois un encombrement de messages sur la liste. L'animateur du réseau, qui pilotait en attention, a tout de suite proposé de créer un autre groupe de discussion spécifique. Et ainsi, plus d'une cinquantaine de groupes thématiques se sont créés, donnant lieu, pour certains, à un travail coopératif intense et à des productions collectives.

Synthèses des listes

L'avantage de diviser ainsi le réseau en groupes thématiques est que l'on peut ne s'abonner qu'aux discussions qui nous intéressent, sans recevoir un flot de mails quotidien. L'inconvénient c'est qu'on n'a pas une vision globale de ce qui se passe dans le groupe. Pour remédier à ça, un des membres du réseau a animé la réalisation de synthèses des discussions : la personne qui posait une question devait ensuite rédiger une synthèse avec toutes les réponses reçues.

Trois niveaux de synthèse ont été définis en fonction du niveau de restitution des informations.

• Niveau 1 - collecte des messages. Redonne la totalité des échanges sur un sujet (pas de traitement autre que de rassembler tous les messages dans l'ordre et de faire un nettoyage de forme).
• Niveau 2 - collecte et mise en forme. Synthèse intermédiaire avec un peu de mise en forme.
• Niveau 3 - synthèse. Synthèse enrichie (avec additions et contrôles des références).

Le tout sous licence Creative Commons ! (nous reviendrons sur cette notion importante par la suite)

Des outils pour faciliter et cadrer les échanges

Le réseau a également mis en place des outils pour faciliter l'accès à ces listes par de nouveaux membres : modes d'emploi animés (voir les tutoriel vidéo) et une charte de bonne conduite (Nétiquette).

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Mais au fait, y a qui dans cette formation ? (suite)

Consigne :

• allez jeter un œil au trombinoscope pour découvrir les profils des autres participant-e-s
• revenez sur cette page, et poser votre/vos question-s dans le pad ci-dessous à la personne concernées.
• remplissez votre fiche de trombinoscope au moins suffisamment pour permettre aux autres de connaître votre existence et de vous adresser des questions ;-)

Pour ce petit exercice, nous allons utiliser un pad. C'est l'un des outils les plus simples, et pourtant (donc ?) l'un des plus utile et polyvalent pour des projets collectifs.

Le pad ne permet pas d'être alerté automatiquement en cas de contribution. Nous, les formateurs.rices nous chargerons donc de vous informer tous les 2-3 jours des nouvelles questions et réponses écrites sur ce pad.

Parlons technique : nous avons créé ce pad chez Framapad, il est donc "hébergé" chez eux. Nous l'avons simplement intégré (affiché) dans la présente page. Cela renforce la notion de "gare centrale" dont nous parlerons durant le 1er regroupement (outch, quel teaser :O )




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L'outil collaboratif idéal... n'existe pas !

Lorsque l'on souhaite mener un projet de manière collaboratif, on peut être tenté de rechercher l'outil idéal, déjà pensé par d'autre et calqué sur nos besoins. Voici quelques éléments pour vous expliquer pourquoi l'outil collaboratif par essence n'existe pas et en quoi effectuer un choix éclairé en la matière est indispensable pour éviter les déconvenues.

L'outil, un pharmakon

La première chose à toujours avoir en tête, c'est que l'outil n'est qu'un outil. Il faut comprendre par là qu'il n'est pas animé d'une énergie propre : le stylo sur la table est une nature morte.

Dans des mains humaines, il va transmettre l'intention de son utilisateur.ice et pourra faire :

• ce pourquoi il a été conçu - le stylo écrit
• ce pour quoi il a été détourné dans un sens - le stylo devient le tuteur d'une plante
• ce pourquoi il a été détourné dans un autre sens - le stylo est démonté pour servir de sarbacane afin de mitrailler les formateur.ices

Bernard Stiegler (Ars Industrialis) décrit ainsi l'outil comme un pharmakon portant en lui trois propriétés faisant de l'outil à la fois :

• Un remède vecteur d'émancipation,
• Un poison source d'asservissement et
• Un bouc émissaire qui camoufle les causes réelles de potentiels dysfonctionnements

Faire le deuil de l'outil qui collabore

L'outil ne collabore pas, c'est un groupe humain qui décide de collaborer, qui apprend à le faire et qui finalement choisit ses outils. Seulement alors, les outils deviennent collaboratifs, mais ne le sont jamais par essence.

Cela pourrait paraître décevant, mais c'est finalement rassurant car l'outil que nous souhaitons pour collaborer sereinement est convivial : c'est l'outil qui nous permet de travailler au gré de nos envies dont nous voulons, pas celui qui travaille à notre place sans nous consulter et encore moins celui qui nous travaille. Pour aller plus loin sur la notion de convivialité (au sens d'Illitch), consultez la fiche dédiée.

Co-élaborer le cadre d'usage des outils

Formuler les usages

L'outil collaboratif est donc à construire, et il est le fruit d'un choix négocié entre les différents univers culturels de ses utilisateurs. Utilisateurs, financeurs, webmaster et autres parties prenantes vont devoir se mettre d'accord et faire chacun des compromis entre la situation idéale et celle que chacun est à même d'accepter.

Pour que l'outil s'approche au mieux des besoins réels, il est conseillé d'en décrire le plus précisément possible les usages attendus. Cela permet de formaliser précisément la nature du besoin sans se laisser influencer par des possibilités techniques déjà connues, des vieux codeurs qui rechignent à changer leurs habitudes ou des peurs irrationnelles d'utilisateurs qui pourraient peut-être être formés. Pour faciliter la définition des usages liés outils, trois choses peuvent aider :

• Se mettre en tête qu'il existe une solution technique pour quasiment tout usage. la technique est en effet souvent un faux problème.
• Formuler son usage à l'aide de la phrase "En tant que... je souhaite que... afin que..."
• Définir les contextes de ces usages à l'aide d'un tableau à quatre entrées : Synchrone / Asynchrone et Présentiel / Distanciel. un tableau blanc peut parfois suffire alors même qu'on y aurait pas pensé !

Choisir l'outil correspondant à ses usages

Une fois les usages attendus formalisés, l'outil peut enfin être choisis. Vous en trouverez un certain nombre parmi ces fiches, que vous pouvez trier par usages.
Vous devriez alors pouvoir effectuer des choix éclairés en la matière pour placer l'outil au service de vos usages.

Définir des règles d'usage

Il s'agit ici de traduire les usages formulés pour l'outil en des termes concrets qui correspondent à ses conditions d'usage optimales dans le contexte. On peut ici préciser un certains nombres d'éléments :

• Les rôles associés à l'outil : qui l'administre ? qui l'utilise ? qui y a accès ?
• Les éléments liés à la confidentialité : comment sont utilisés les données ? Qui peut consulter les informations qui y transitent ?
• Comment l'utiliser efficacement : à quel moment notifier par mail ? Combien de message ai-je droit d'y poster ? À quelle fréquence dois-je m'y connecter ?

Ces règles d'usage sont indispensables car c'est à travers elles que l'outil, s'il est convivial, s'adaptera réellement aux usages formulés par le collectif. Sans ces règles d'usage, impossible de paramétrer de manière adaptée l'utilisation de l'outil.

Ritualiser la remise en question du cadre d'usage

Le cadre d'usage fixé un moment donné va nécessairement devenir obsolète avec le temps aussi, et afin de ne laisser nos fonctionnements être immobilisés par les usages du passé, il faut ritualiser des temps de remise en cause de ces règles. Il s'agira dès lors d'un processus itératif qui s'améliorera et s'adaptera en continue en s'appuyant sur chaque nouvelle expérience positive ou négative.

Pour réinterroger, certains moments peuvent être particulièrement adaptés : les assemblées générales, les premières réunions de conseils d'administrations, les réunions d'équipes, la rentrée scolaire, etc. Lors de ces moments il convient de ré-itérer le processus d'outillage dès la phase d'expression des usages, ce qui peut potentiellement nous amener à changer d'outil. Il ne faut en effet pas hésiter à faire un bilan des vécus des uns et des autres vis à vis des outils expérimentés ou de besoin non remplis par les outils en place.

Rendre visible le cadre d'usage

Une fois défini, le cadre d'usage ne sera utile que s'il est communiqué, lisible et facilement accessible. Cela peut se faire en l'affichant dans l'espace commun, en l'intégrant à la page d'accueil ou à travers la mise en place d'une gare centrale (voir la fiche dédiée).

On peut alors espérer...

Si l'on prend le soin de rendre conviviaux les outils que l'on utilise, notamment lorsqu'ils sont numériques, nous pouvons espérer sans trop nous tromper qu'ils nous permettent :

• De rester en lien même à distance
• De produire localement des connaissances rendues disponibles mondialement
• Nous organiser collectivement à un très grand nombre
• Générer des métissages à même de relever de manière non violente les défis qui se posent à l'humanité
• De bien vivre, dès maintenant

Mais n'oublions pas...

Nous finirons sur les outils comme nous avons commencé : l'outil collaboratif n'existe pas, c'est un groupe humain qui décide de collaborer. Si nous souhaitons mieux agir collectivement, c'est donc nos capacités individuelles et collectives à le faire qu'il faut développer.


Contenu en CC-BY-SA, auteurs : Outils réseau, laurent Marseault, Romain Lalande (Source de cette mise en mots : carte mentale de Laurent Marseault)


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Écrire collectivement

Libérant l'écriture de l'univers clos du support imprimé, le Web 2.0 induit une conception profondément différente de l'information. Il est désormais possible d’écrire à plusieurs sur le même document et en même temps ! En cela, le Web 2.0 est un support à la construction d'un savoir collectif.


Le succès rencontré par l'Encyclopédie Wikipédia - bien commun sous licence libre - l'un des dix sites les plus consultés au monde, a ouvert la voie à de nouvelles pratiques d'écriture. Écrite collectivement, cette encyclopédie libre a démontré combien la collaboration était porteuse de qualité et pouvait doter l'écrit d'une plus grande richesse :

• richesse pour la communauté qui bénéficie de la rencontre de points de vue différents sur un même sujet.
• richesse pour l'individu qui participe à un projet qui le conduit à élaborer de nouvelles stratégies d’écriture et à se nourrir de nouvelles idées.

Co-écrire, un processus difficile reposant sur la dynamique de groupe

La réalisation d'un écrit collaboratif est le fruit d'un processus souvent jugé complexe et difficile. Dans l'article A Taxonomy of Collaborative Writing... (article en français), Lowry P.B., Curtis A. et Lowry M.R. expliquent cette difficulté par le fait qu'à la démarche d'écriture individuelle (qui a pour fondement, selon eux, la planification, la traduction et la révision), l'écriture collective ajoutent trois niveaux de complexité supplémentaire :

1. Une complexité intellectuelle
2. Une complexité sociale
3. Une complexité procédurale

Ces nouvelles complexités correspondent à trois questions que pose l'écriture collaborative :

1. Comment mutualiser et harmoniser des connaissances individuelles pour produire un savoir collectif ?
2. Comment coordonner les membres et leurs différents avis pour mener à bien ce projet ? Comment dépasser les conflits socio-affectifs générés par cet exercice collectif ?
3. Comment mettre en place une planification et une finalisation commune ?

Au-delà de la dimension intellectuelle et procédurale c'est véritablement la dimension sociale qui constitue la clé de voûte de l'écriture collaborative. C'est à partir de cette dimension que va découler le "bon fonctionnement" du reste de la démarche collective.



L'acte de co-écriture nécessite ainsi :

• Un haut niveau d'interaction réciproque entre les membres alimenté par des échanges fréquents.
• La prise en compte des différents points de vue, la valorisation des apports de chaque membre à la communauté, l'encouragement de chacun à participer, en gardant en tête cette phrase de Paul Ricoeur « La tolérance n'est pas une concession que je fais à l'autre, elle est la reconnaissance du principe qu'une partie de la vérité m'échappe. »
• La capacité de l'animateur à réguler les conflits sociaux-cognitifs générés par les idées et natures divergentes.

Trois approches pour réaliser un écrit collaboratif

Réaliser un écrit collectif peut se faire de différentes manières, selon trois niveaux de collaboration :

• Un membre commence par rédiger un article qui est ensuite modifié et enrichi par un autre membre et ainsi de suite jusqu'à obtenir un document jugé complet par le groupe et faisant l'objet d'un consensus.
• Une approche plus coopérative que collaborative consiste à ce que chaque membre travaille sur une partie de l'article. Les diverses parties produites sont ensuite reliées entre elles et harmonisées pour former un seul et même article. Une variante à cette coopération consiste à ce que chaque membre, selon ses compétences et ses appétences, effectue une partie du travail. Par exemple, un membre rédige, l'autre corrige, le troisième relit etc.
• Enfin, l'approche la plus collaborative est peut-être celle qui inclut tous les membres, de la conception à la réalisation de l'écrit, celle où il n'y pas véritablement de distinction de rôle. Chacun participe ainsi aux différentes phases d'élaboration.

Les phases d'élaboration : trucs et astuces pour l'écriture participative

Chaque groupe peut trouver sa propre méthode, celle qui lui correspond. Cependant, pour avoir quelques points de repère, voici quelques trucs et astuces pour initier une écriture participative :

1. Faire vivre une expérience irréversible de coopération

Rien de mieux pour préparer un groupe à la réalisation d'un écrit collectif que de commencer déjà par lui faire vivre une Petite Expérience Irréversible de Coopération (PEIC). Ceci afin de résoudre des points de blocage éventuels, faire naître les premiers échanges et donner du sens à la démarche collaborative. L'une des grandes astuces consiste à utiliser un pad en y mettant du contenu imparfait, à corriger ou comportant de nombreuses fautes d'orthographe. Ce simple fait va pousser instinctivement les personnes, malgré les barrières qu'elles pourraient avoir, à corriger les fautes. Cette astuce est encore plus efficace quand la faute porte sur le nom d'une personne : au souci de l'orthographe irréprochable, s'ajoute l'ego...
Le mal est fait : la personne vit sa première expérience de collaboration !

2. Le brainstorming

Ce premier pas réalisé, une deuxième étape peut être franchie par l'organisation d'un brainstorming collectif c'est-à-dire d'une réunion de collecte d'idées qui permet de rassembler tous les points de vue et les propositions d'écriture du groupe. Cette technique incite les membres à verbaliser les idées, à les confronter entre eux et à les reformuler. Elle stimule en outre la créativité. L'utilisation d'une carte heuristique s'avère très efficace pour recueillir toutes ces données, les hiérarchiser entre elles et offrir une vue d'ensemble.
Le principe est simple : l'animateur fabrique une carte mentale qui reprend les points énoncés par chaque membre et les classes par thème et sous-thème. Projetée à l'écran, celle-ci permet à chacun de voir s'il manque une donnée et d'intervenir ainsi plus facilement. Cela permet de rapidement faire fuser les idées et de prendre en compte chaque point de vue.

3. La rédaction

Une fois ce travail effectué, le groupe est en mesure d'établir un plan de l'écrit à réaliser. A partir de ce plan, le vrai travail de rédaction va commencer. En amont, il peut être utile de tester différentes modalités d’écritures (individuelles ou directement en groupe, dans quel cadre etc.) pour trouver la configuration qui conviendra le mieux au groupe.
La rédaction peut se faire au travers d'outils en ligne qui permettent à chaque membre d'éditer et de modifier le document, d'améliorer le travail commun d'écriture et d'avoir une vision en temps réel de l'état du document.





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Utiliser une liste de discussion : de l'art de l'(in)compréhension écrite

Qui n'a jamais connu de tensions générées uniquement par des communications écrites ? L’absence d'intonation, le non-verbal et toute interprétation qu'on en fait sont autant de biais, humains certes mais inutiles voire néfastes : un mail ne sera jamais qu'une information, jamais une "relation".
La Netiquette regroupe l'ensemble des règles de "savoir-vivre" dans la communication écrite sur le web. Nous vous proposons de la découvrir via l'article dédié sur Wikipédia.

Mais au fait, pourquoi utiliser une liste de discussion ?

Changer les postures. Utiliser une liste de discussion, c'est accepter que chacun puisse s'exprimer et que chaque idée est valable pour faire avancer le sujet qui intéresse le collectif. C'est une manière d'introduire des échanges horizontaux décloisonnant en supprimant la hiérarchie dans les prises de paroles.

Une seule adresse à retenir. Une fois inscrit, l'envoi des messages se fait à une adresse unique, qui est la seule à retenir. C'est donc une bonne manière de n'oublier personne… et de ne pas être oublié !

Gérer individuellement ses abonnements. Qui n'a jamais connu le cas où, après avoir demandé à être retiré d'un groupe d'envoi de mail, une personne n'ayant pas fait la mise à jour continue à vous identifier comme destinataire ? Avec les listes de discussion chacun s'inscrit et se désinscrit individuellement et la modification est effective instantanément, définitivement et pour tout le monde.

Laisser à chacun le choix de sa messagerie. Chaque abonné à la liste peut utiliser son propre logiciel de messagerie et personne n'est contraint de modifier ses habitudes.

L'information vient à vous. Contrairement à des outils qui nécessitent de se connecter et de prendre connaissance des dernières informations (forum, réseaux sociaux,…), aucun service externe ne requiert la création d'un compte. Dés qu'un message est envoyé, chacun le reçoit !

Tirer profit de l'abondance. Recevoir un mail, puis deux, puis trois… jusqu'à se laisser submerger ! Si l'intérêt des listes de discussion est de ne rien rater et de suivre efficacement de nombreux échanges, c'est aussi son principal risque. Pour limiter cet effet indésirable qui a maintenant un nom (infobésité), il est vital de se conformer à quelques règles d'usage (voir ci-dessous) et d'apprendre à bien se servir des fonctionnalités de tri et de filtres que nous offre nos messageries.

"Trucs et astuces" pour une communication écrite apaisée et efficace

Un objet clair. Soyez explicites dans l'objet de vos mails, il est important pour vos destinataires de pouvoir se faire une idée du contenu de votre message. Vous facilitez ainsi à chacun la gestion de ses mails. Évitez donc les objets tels que « une question », « un truc chouette », « urgent ». Vous pouvez en revanche mettre entre crochet la nature du mail suivit de son objet précis comme ceci par exemple « [Urgent] Décision concernant l'avenir du collectif ».

Je prends le temps avant de répondre. Répondre de manière épidermique par courriel peut-être source de conflits (qui n'a jamais vécu la chose ?...). Sur une liste de discussion cela peut s'avérer destructeur pour le groupe, et votre projet...

Éviter l'usage des majuscules. Utiliser les majuscules est souvent assimilé au fait de CRIER même si vous CHUCHOTEZ ! Ce code de lecture est d'ailleurs utilisé dans la bande dessinée, manga !

Un mail = un sujet. Si votre mail contient plusieurs sujets, préférez plusieurs mails distincts qui favoriseront les échanges et la capacité des destinataires à s'y retrouver. Il est aussi plus simple de faire en sorte que l'objet de son mail soit explicite s'il ne concerne qu'un sujet.

Un sujet en rapport avec le Schmilblick. Avant d'envoyer un mail, assurez vous qu'il est en lien direct avec le sujet qui intéresse la liste de discussion. Vous pourriez être tenté d'y communiquer vos newsletter ou autres informations… mais retenez-vous !

Le contenu doit être concis et cadencé par des titres. Plutôt qu'un long mail, préférez un court paragraphe, si l'information ne tient pas en quelques lignes, préférez les pièces jointes ou les liens vers des documents en ligne. Vous pouvez par exemple joindre un article, faire un lien vers un espace d'écriture partagé comme un pad ou tout autre support cohérent. Si besoin cadencez votre texte avec des titres. Les mails longs sont fastidieux à lire, les titres permettent de clarifier l'ensemble des points abordés. Ils structurent votre propos et permettront sûrement une réponse structurée.

Évitez les destinataires multiples. Lorsque vous envoyez un mail, vous pouvez être tenté de mettre en copie une personne qui n'y est pas abonnée ou une autre liste de discussion, il faut absolument vous l'interdire et effectuer des envois séparés. D'une part il se peut que ceux qui répondront oublieront de le mettre en copie, et d'autre part les personnes non-inscrites ne pourront pas répondre ; et même si c'est le cas elle ne sauront pas à qui elles s'adressent.

Externalisez les débats. Souvent, un sujet de discussion va provoquer des débats assez rapides, mais s'ils s'éternisent, n'hésitez pas à y couper court en proposant d'autres supports plus constructifs. Vous pouvez par exemple utiliser des outils de prise de décision comme Loomio, envoyer un sondage pour provoquer un temps d'échange spécifique (à distance ou en présence) avec Framadate, ou créez un document d’écriture collaborative et inviter chacun à y contribuer avec les Pads.

Si le sujet change, faites un nouveau mail. Souvent quand le sujet d'un message évolue au fil de la discussion on a tendance à laisser faire ou à simplement modifier l'objet, ce qui n'est pas une bonne solution. En effet, mieux vaut créer un nouveau mail et un nouvel objet en synthétisant les précédents éléments de la discussion. Vous contenter de modifier l'objet rendra complexe à vos destinataires de s'y retrouver en particulier s'ils trient leurs mails par discussion groupée (ou fil de discussion).

Utilisez les pièces jointes avec parcimonie. Les pièces jointes légères ne posent pas de soucis, mais préservez l'espace de stockage des messageries de vos destinataires en limitant la taille de vos pièces jointes. C'est également un geste pour la planète : avec une liste de discussion l'espace de stockage utilisé par vos pièces jointes est multiplié par le nombre de destinataires. Vous pouvez par exemple envoyer des pièces jointes volumineuses par des services comme wetranfer.

Vide de sens = Rempli de désagréments. N'envoyer pas de mail à la liste qui n'ai pas de vrai contenus ou qui ne concerne pas tout le monde (« merci didier ») : vous seriez assimilé à un Troll, et en plus tout le monde s'en fiche ! Si vous vous sentez un besoin irrépressible de faire une blague ou de remercier, contentez vous de répondre uniquement à votre destinataire.









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