Retour d'expérience du Science Hack Day Brest 2017

Animer un atelier pendant un hackathon

Auteures : Cécile Guegan & Jade Georis Creuseveau
Autour d'un événement sur Brest les 24, 25 & 26 novembre 2017

Le Science Hack Day brestois

Un Science Hack Day (SHD) est un événement regroupant des amateurs de sciences, de techniques et de bricolage pour tenter en 48h, et en équipe, de prototyper un projet fou, créatif, utile... ou pas ! C'est une séance de créativité de deux jours dont l'objectif, pour celui de Brest, a été d'imaginer et de créer des projets autour de la ville de demain (art, culture, développement durable, urbanisme, énergie, climat, éducation, handicap, emploi, bien-être). C'est un événement ouvert à tout public, de l'usager au spécialiste : citoyens, membres d'association, salariés d'entreprise, personnels des collectivités territoriales, enseignants, chercheurs, étudiants, retraités... Les seuls critères indispensables sont la curiosité et l'envie de faire ensemble.

Notre objectif

• Animer - dans le cadre du hackathon - un atelier liant nos intérêts : l'open data et l'alimentation.
• Tester l'animation d'un groupe de travail en mode coopératif.

Notre préparation

15 jours avant : un peu de communication

L'étape préalable à la mise en œuvre de notre atelier a été de communiquer autour de notre idée d'atelier. Dans un premier temps, nous avons présenté le contexte, les objectifs et les besoins de l'atelier) lors de la réunion de lancement du SHD. Les projets ont été ensuite mis en ligne sur le site de l'événement afin de les rendre plus visibles et d'attirer des participants.

La semaine précédant l'événement : calibration et organisation de l'atelier

L'événement se déroulant sur un temps contraint, avec des personnes ne se connaissant pas au préalable, nous avons dans un premier temps cherché à calibrer au mieux notre atelier (besoins matériels et immatériels, temps) et à préparer une gare centrale autour des outils libres déjà connus. Nous avons utilisé trois types d'outil :

• un outil de design thinking
• l'accélérateur de projet
• une gare centrale.

1. L'accélérateur de projet

L'accélérateur de projet a été réalisé à la suite du premier regroupement de la formation. Il nous a permis de mettre en évidence les éléments importants à prendre en compte notamment :

• avoir un discours clair de présentation du défi,
• prévoir des animations (1) d'interconnaissance entre les membres de l'équipe et (2) d'émergence d'idées,
• s'inspirer des expériences similaires,
• présenter avec un vocabulaire clair les enjeux de l'ouverture des données, des outils numériques libres, de la production de communs,
• alterner les phases de brainstorming avec des phases de production,
• prévoir l' « après-événement ».

2. Un outil de design thinking : le canevas de cadrage

Le schéma suivant (issu du domaine de l'intelligence collective) nous a permis de calibrer notre atelier. Le principe est de le compléter en commençant par le rond central au sein duquel on inscrit l'action sur laquelle on souhaite travailler, puis en définissant nos intentions, les acteurs concernés, le lieu et la durée de notre action. On termine par définir le design, c'est-à-dire la manière dont on imagine le déroulement de notre action. On peut revenir autant de fois que l'on souhaite sur ce schéma et il est déclinable pour chaque « sous-action » ou intentions que l'on souhaite approfondir : de l'atelier au tour de table de présentation par exemple. Pour la préparation de l'atelier du SHD, nous avons travaillé sur ce schéma une semaine avant l'événement, trois jours avant et la veille, à l'occasion de la rencontre des membres de notre équipe.
Télécharger le fichier LeCadrageDuProjet.png

3. Une gare centrale pour défricher les outils, les données et les expériences similaires...

Souhaitant travailler à partir de données ouvertes nationales et des outils libres (simples d'accès), nous avons listé sur un pad des outils libres (découvert dans Animacoop et les ateliers proposés par le service Internet et expression multimédia de la ville de Brest. Nous avons préparé un wiki (grâce à la ferme à wiki Animacoop ) pour recueillir toutes les productions de l'atelier. Il s'agissait principalement de prévoir un support flexible tant en termes de structuration que de contenu afin de s'adapter au mieux à l'inventivité de notre équipe.
Nous avons également recherché des expériences similaires, des exemples de ce qui se faisait autour de l'alimentation et des données, des méthodes de collecte de données. Ces éléments avaient pour but de donner des idées, d'alimenter le débat et de disposer de méthodes déjà éprouvées

Le déroulement de l'atelier

Dès le vendredi soir, suite à la présentation des projets au public, un groupe de 9 personnes s'est formé autour de celui que nous avons présenté.
Pour que tout le monde s'approprie au mieux le sujet et puisse participer pleinement à l'événement, nous avons choisi de partager le week-end en deux temps :

• un premier temps de présentation assez cadré d'environ deux heures : rapide tour de table et question brise-glace, présentation des enjeux de l'alimentation sur notre territoire et de l'initiative Fabcity, présentation de nos intentions et objectifs de manière générale et des pads préparés au cours de la semaine précédente. Cette première demi-journée s'est terminée par une session de brainstorming avec des post-it pour identifier les questions principales de l'équipe au sujet de l'alimentation sur le territoire.

Télécharger le fichier SciencesHackDayPostIt.png Figure 2. Résultat "structuré" de notre session brainstroming.

• un second temps plus libre et basé sur les suggestions et envies des membres de l'équipe : recensement des données accessibles, libres ou non, illustrations de cas d'usages (traitement cartographiques, statistiques), structuration et alimentation d'un wiki , conceptualisation du système alimentaire local...
• Le reste du temps était plus libre et basé sur les suggestions et envies de faire des membres de l'équipe : recensement des données accessibles, libres ou non, illustrations de cas d'usages (traitement cartographiques, statistiques), structuration et alimentation du wiki ), conceptualisation du système alimentaire local...

Au final, pendant les deux jour nous avons alterné différentes phases :

• des temps de regroupement dans notre atelier mais également avec l'ensemble des participants au SHD (présentation de l'avancement des projets et pitch final)
• des moments de travail en sous-groupe
• des temps d'échanges conviviaux autour d'un repas, d'un café ou d'un apéro.

Retours sur les outils numériques et d'animation

Les freins, facilitateurs et pépites à la coopération

Le tableau suivant est celui sur lequel nous avons travaillé au cours de notre dernier regroupement Animacoop. Il permet de faire un bilan des outils et méthodologies expérimentées au cours de notre atelier en listant les freins, les facilitateurs et les pépites de la coopération.
Tableau des retours sur les outils numériques et d'animation

Conclusion

Pour notre première participation à un hackathon en tant que porteuses de projet, nous pensons avoir atteint une partie de nos objectifs :

• rassembler des personnes intéressées par la thématique de l'alimentation sur le territoire de Brest,
• commencer à décrire et produire collectivement une représentation de ce système alimentaire,
• concevoir ensemble un support web pour rassembler nos productions et permettre de les enrichir de manière participative et collaborative après le SHD.

Animation

Mais cette occasion fut également l'occasion de se questionner sur la place de l'animateur pour ce genre d'événement.
Le rôle de l'animateur d'un projet coopératif est de créer un contexte favorable aux échanges et de coordonner les activités de chacun. En outre réfléchir aux enjeux de l'alimentation sur le territoire de Brest nécessite d'être à l'écoute des connaissances et des expériences des autres pour saisir progressivement toute la complexité d'un tel sujet. Enfin produire ensemble un premier recueil commun de notre travail pendant le SHD doit s'appuyer sur une organisation associant une part de « bazar » et une part d'ordre. Il s'agit de piloter le groupe en attention.
Cependant, nous avions un projet aux objectifs vastes et avec une contrainte de temps court. Nous souhaitions un déroulement plutôt ouvert aux initiatives de chacun mais avec l'obligation d'un rendu imposé par les organisateurs de l'événement. Enfin, les participants avaient des compétences, des connaissances des enjeux de l'alimentation qui entraînaient un temps d'adaptation et des attentes variées. Nous avons dû solliciter les participants pour boucler les chantiers en cours et ne pas en démarrer de nouveau. Ces différentes contraintes nous ont conduites (voire obligées) à piloter également le groupe en intention.

Pilotage collaboratif en attention, oui mais pas que ....

L'alternance et le dosage des temps en attention et en intention ont été le plus difficile à mettre œuvre. Apprendre en pratiquant est certainement ce que nous retiendrons de cet événement. Le SHD 2017 fut une bonne expérience pour poser nos premiers jalons coopératifs mais d'autres événements sont d'ores et déjà programmés pour poursuivre et partager l'histoire de la coopération avec d'autres groupes et dans d'autres contextes.7