Module 11 - Dynamiser ses événements par la participation et le numérique

Quelles animations pour quel(s) objectif(s)?

La préparation d'une réunion participative reprend peu ou prou les éléments fondamentaux de la préparation de réunion plus classique (invitation, identification des participant-e-s, évaluation de la dynamique et de la taille du groupe, temps alloué, lieu et disposition de la salle, etc.).


La préparation en amont des objectifs de cette rencontre est essentielle pour déterminer les différentes animations, outils et manières d'intégrer et de faire émerger de la participation.
Pour cela, il est utile de se poser deux questions :
  • Avec quels résultats concrets les organisateurs souhaitent-ils repartir ?
  • Avec quoi repartent les participants ? Dans quel état d'esprit ?

Choisir une animation en vue d'un objectif

Le site de pouremporter.communagir.org vers lequel nous vous renvoyons est intéressant par la proposition d'animations en fonction d'objectifs principaux et de maturité du processus de planification collective.

Nous vous proposons ci-dessous de détailler les divers aspects de la mise en œuvre d'événements participatifs.

Objectif "Faire connaissance"

C'est souvent une étape oubliée des rencontres : on rentre dans le vif des sujets, des thématiques traitées et personne n'ose intervenir, surtout dans des groupes où les personnes présentes ne se connaissent pas ou peu. Même dans le cas où elles se connaissent déjà, il peut être intéressant de démarrer la rencontre par un temps d'échange sur un élément encore inconnu du groupe.
Plusieurs activités dites â??brise-glaceâ? permettent de sortir du classique tour de table.
Exemples : les présentations (ou interviews) croisées, le positionnement géographique physique, etc.

Les présentations croisées
  • Les participants se regroupent en binôme avec la consigne de se présenter à l'autre selon deux ou trois axes choisis par l'animateur (exemple : parcours professionnel / activité actuelle / intérêt pour la rencontre ; travaux en cours / sujet préféré du métier exercé / hobby) pendant 5mn.
  • Puis le groupe se reconstitue et chaque binôme doit exprimer ce qu'il a retenu de la présentation de l'autre (2mn par personne). La personne présentée peut compléter si des éléments ont été oubliés.
  • L'intérêt de l'exercice est double :
    • présenter une autre personne peut être plus facile pour une personne n'osant pas trop s'exprimer;
    • ce premier échange de proximité permet d'échanger au moins plus directement avec une des personnes de l'assemblée et de mieux connaître l'ensemble du groupe.

Objectif "Déclencher les échanges en se donnant des bases communes"

Suite aux jeux d'interconnaissance, l'étape suivante est souvent de poser les bases communes de la thématique principale de la réunion ou de la rencontre. Celle-ci permet de â??mettre à niveauâ? les connaissances de chacun, les méthodes participatives permettant qu'elle ne soit pas descendante et de profiter de l'intelligence collective du groupe.


Le métaplan
Cette méthode peut prendre des formes différentes, plus ou moins complexes, mais le processus reste la même :
  • chaque participant apporte des éléments de réponse ou d'intuition face à une problématique posée via des petits papiers
  • toutes les contributions sont ensuite commentés et classés devant l'assemblée (soit selon une typologie déterminée en amont, soit en fonction de récurrences constatées sur le moment par l'animateur et le groupe).
Le tableau ainsi réalisé permet à chacun de visualiser la problématique sous tous ses angles avec ses points forts et ses points faibles et de partir d'une base de discussion commune.

Objectif "Explorer et réfléchir collectivement" et objectif "prioriser et décider ensemble"

Même si le premier objectif n'est pas forcément associé au second, il semble qu'un minimum de décision collective permette au participant-e-s de ne pas se sentir frustré-e-s ou de repartir en ayant l'impression d'avoir réfléchi â??dans le ventâ?. Beaucoup d'animations permettent donc de traiter les deux objectifs dans un même temps.
Exemples : 1,2,4 all

Objectif "Faire des bilans et évaluer"

L'évaluation d'une rencontre peut également se faire de manière plus animée qu'un simple questionnaire rempli à la va-vite et trop souvent oublié au fond du sac.
Réaliser une évaluation â??à chaudâ? permet d'avoir un premier retour sur la pertinence du contenu de la rencontre et éventuellement de recueillir un certain nombre d'améliorations pour les suivantes.
Exemples : Tête-Corps-Coeur , le questionnaire mobile , etc.

Enchaîner plusieurs animations

S'il peut être difficile de choisir l'animation idéale pour atteindre le résultat souhaité, ce peut être encore plus compliqué d'en choisir plusieurs pour combler une journée en entier. Voici quelques suggestions :
  • Bien répartir le temps : ne pas oublier les temps de déplacement, de pause, de repas
  • Au début de la journée, favoriser les animations qui permettent les échanges
  • Varier la taille des ateliers (petits, moyens, grands groupes)
  • Utiliser l'affichage sur les murs pour voir l'évolution de la journée et, éventuellement les travaux des autres
  • A la fin de la rencontre, faire un retour sur la journée, les suites (engagements) et une évaluation rapide â??à chaudâ? de la satisfaction

Attention aux restitutions longues et répétitives. On peut proposer aux rapporteurs un temps limite (2mn) ou de résumer en 10 mots-clés. Il vaut mieux donner 5mn de plus au travail de synthèse en sous-groupe plutôt que de perdre 5mn dans la présentation au reste du groupe.

Le rôle clé de l'animateur

Même si une animation est très bien préparée, il est difficile de prévoir les imprévus ! L'animateur (et les organisateurs si ce rôle est dissocié) doit être à l'écoute des échanges et des dynamiques pendant le déroulé de l'animation et doit savoir rebondir s'il sent qu'une animation â??ne prend pasâ? ou que des tensions ou dynamiques sous-jacentes doivent être traitées avant de rentrer dans la thématique du jour. Ces tensions devront être, autant que possible, anticipées en amont de la réunion et intégrées dans le processus et le déroulé de la rencontre.
Enfin, le dernier élément clé d'une bonne animation est la validation des échanges par le groupe, avant de se quitter : cela demande pour l'animateur des capacités à repérer les données essentielles dans les échanges et à les synthétiser pour les rendre claires à l'ensemble du groupe et enfin à les faire valider. Le compte-rendu reprendra donc les éléments de cette validation.
Ce cours s'appuie sur les fiches de Communagir pour emporter , dont le contenu est la propriété de Communagir.