Choisir ses outils en fonction de ses usages

A chaque outil, sa ou ses fonctions. Les différents besoins ci-dessous peuvent être satisfaits par différents outils. Commencez par bien repérer, identifier les usages. Tous ne sont certes pas à voir en même temps... Ciblez vos besoins et soyez curieux !

Proposer une gare centrale

Les lieux numériques d'un projet ont vite fait d'être multiples ! Il est alors nécessaire de permettre à chaque acteur du projet de les retrouver avec le moins d'effort.

Les outils adaptés à ce cas doivent être souples et pouvoir se "tordre" aux différents outils que l'on veut concentrer.

• Yeswiki est bien indiqué dans ce cas, notamment car il peut intégrer de très nombreux services dans ses pages.
• de façon plus "rustique", un pad peut aussi faire office de gare centrale, où l'on concentre les liens vers d'autres outils de façon organisée.
• Trello , en mode tableau de bord

Se connaître

En présentiel

Cet usage correspond au traditionnel tour de table ou aux animations brise-glace : je me présente, je dis qui je suis et d'où je viens, je prends connaissance des autres.

Cette étape est indispensable pour entamer une coopération. Les outils pour réaliser des cartes mentales sont utiles pour saisir des notes en direct, vidéoprojetées. Cela sert d'aide-mémoire durant le tour de table.

• Freeplane, un outil pour cartographier des idées
• Framindmap (créer des cartes heuristiques en ligne, partageables par lien hypertexte)
• Mindmeister , permet de créer des cartes en ligne avec un design soigné (3 cartes gratuites en freemium, payant au delà)

A distance

La notion de positionnement géographique est très importante pour rendre la communauté moins virtuelle : les outils de cartographie sont ainsi particulièrement adaptés. On peut s'en servir pour cartographier une communauté, un réseau en création : indispensable pour initier de la coopération !

• Umap, un service libre et gratuit pour créer des cartes thématiques : ces cartes peuvent être abondées par le créateur seul, ou ouverte à des contributions par d'autres personnes (cartes collaboratives).

• La carto Google propose le même type de service et peut s'interconnecter avec les différents services de Google (les formulaires par exemple)
• l'outil Yeswiki permet également de mettre en place un cartographie collaborative d'acteurs, de ressources, d'événement etc (cela demande une maîtrise technique de l'outil un peu plus poussée).

Communiquer, échanger

Les listes de discussion

Les listes de discussion permettent de travailler avec l'outil courriel dans des situations où il y a plusieurs personnes impliquées dans un projet, un réseau, un organisme...
Dans le module 2, nous avons déjà vu le fonctionnement et l'animation d'une liste de discussion, ainsi que deux services en ligne qui vous permettront d'en créer une facilement.

Les forums

Le Forum est "un espace de discussion publique (ou au moins ouvert à plusieurs participants). Les discussions y sont archivées ce qui permet une communication asynchrone (c'est ce qui différencie les forums de la messagerie instantanée)" (source Wikipédia ). On consulte, on crée un message et on répond via son navigateur Web. Par rapport aux liste de discussions courriel, cela permet d'alléger le nombre de mails reçus/envoyés, et surtout de classer les discussions par sujets ou par thématiques. L'information est classée et souvent durable (les messages ne sont pas effacés)

• Forum Actif est un des nombreux services en ligne qui propose des forums gratuits.
• PhpBB est un logiciel libre à télécharger et à installer sur votre serveur pour disposer de votre propre forum. Celui-ci sera donc personnalisable à volonté, mais cela demande des compétences techniques d'installation.

Les lettres d'information

Les lettres d'information (ou newsletter) sont des envois de courriel « à sens unique » : 1 émetteur, nombreux destinataires. La fréquence d'envoi est généralement fixe (hebdomadaire, mensuelle...)

• PhpList est un logiciel à télécharger et installer sur votre serveur. Il vous permet de concevoir et envoyer une lettre d'info, et de définir des groupes de destinataires de façon fine.
• Mailjet est un autre service en ligne. Facile à appréhender, il est intuitif et en français. Plusieurs types d'offres dont une gratuite.
• Mailchimp est un service en ligne de conception et envoi de lettre d'information. L'interface est en anglais, mais l'ergonomie est intuitive, et le nombre d'envoi plus élevé que Mailjet dans la version gratuite.
• Presque tous les CMS (c'est à dire votre application de gestion de contenu pour votre propre site Internet, voir ci-dessous pour les détails) incluent des modules d'envoi de lettre d'infos. La rédaction et l'envoi de la lettre se fera donc depuis votre site Internet.

Les réseaux sociaux

Les réseaux sociaux sont des espaces pour diffuser, échanger au sein de communautés tels que Twitter , Facebook , (...). Dans le cadre de projets coopératifs ouverts ils sont utiles pour élargir un réseau, mettre en place des lieux d'échanges autour de projets...

• 10 conseils pour éviter de petits ennuis avec sa vie privée sur Facebookâ?¦
• Les groupes Facebook permettent de créer des groupes de discussions, ouverts ou privés. Présentation en vidéo

Outils de communication synchrone

Nous avons déjà abordé la webconférence durant le module 2, notamment avec le logiciel Skype. De nombreux autres outils permettent de dialoguer en direct et à distance. On peut les classer dans 3 catégories :

• les outils de chat ou de messagerie instantanée : on dialogue par écrit en temps quasi-synchrone
• les outils de téléphonie par IP : on peut discuter à l'oral (transmission de la voix)
• Les outils de webconférence : on peut dialoguer par oral et se voir (transmission du son et de l'image)

Outils

• Skype
• Google Hangout
• Appear.in
• Pidgin
• Framatalk

Partager des ressources

Partager des documents numériques est un besoin courant. Le cloud computing (l'informatique dans les nuages) est une solution pour le faire dans un réseau. Il existe des systèmes en ligne prêts à être utiliser ou des logiciels libres à installer sur un hébergement. L'idéal est de choisir des dispositifs qui permettent une synchronisation.
Ici sont présentés deux services. Il en existe bien d'autres !

• Dropbox La version gratuite permet de stocker jusqu'à 2 Go de données, extensibles grâce au parrainage et une version payante.
• Hubic service d'OVH , entreprise française, le compte de base de 25 Go est gratuit.
• Owncloud ou Nextcloud sont des alternatives libres à Dropbox et Google Drive. En passant par un hébergement adapté, ils permettent de maîtriser le devenir des fichiers que l'on y dépose. Il est conseillé d'utiliser un autohébergement ou de passer par des hébergeurs éthiques (la mère Zaclys propose par exemple une offre de base gratuite).

Synchroniser nos actions

Prendre date, informer des événements au sein d'un projet est possible grâce aux outils d'agendas partagés.
Dans le module 1, nous avons déjà abordé les agendas partagés, ainsi que les sondages de dates

Collecter des données et des infos collectivement

Questionner un collectif en ligne par formulaire, mémoriser des liens internet : les outils de collecte et de partage d'informations sont divers.

Bookmarking social

Vous utilisez les marques-pages de Firefox ou les Favoris d'Internet Explorer ? Ces outils vous permettront en plus de les partager avec les membres de votre groupe !
Ces notions et outils ont été vus durant le Module 5 "mettre en place une veille numérique efficace", notamment avec les outils Delicious et Pearltrees.

Sondages et formulaires

Il s'agit d'outils pour réaliser des questionnaires en ligne, dont certains proposent un traitement automatique des données (réalisation de graphiques, pourcentages...). Nous avons vu ces outils au cours du module 1.

Prise de décision collaborative

• Loomio
• Framavox qui repose sur ce même logiciel Loomio

Réfléchir ensemble et rendre visible les cogitations

Pour faire émerger des idées, rien de tel qu'un brainstorming. Lors d'une réunion on marque toutes les idées sur des posts-it et on les ré-organise ensuite.
Oui, mais comment faire lorsqu'il y a un grand nombre d'idées ou lorsqu'on travaille à distance ? Divers outils permettent de cartographier des idées. Là encore, Les outils de cartes mentales en font partie.

Les cartes mentales

Appelée aussi carte mentale (mindmap en anglais), c'est une méthode de communication et de transmission des informations entre les personnes, sous forme graphique. Il s'agit de mettre au centre de la feuille le thème principal (mot ou dessin) et de développer à partir de là des branches contenant les différentes idées se rapportant au thème. Concept inventé par le mathématicien Tony Buzan dans les années 60.

Outils :

• Freeplane
• Prezi . Dans le module 3, le cours "La coopération en 28 mots clés" est par exemple réalisé avec Prezi.
• Mindmeister , permet de créer des cartes en ligne avec un design soigné (3 cartes gratuites en freemium, payant au delà)
• Framindmap (créer des cartes heuristiques en ligne, partageables par liens hypertextes)

Quelques références

• Les cartes mentales comme outil éducatif
• Pétillant : un des sites de référence sur les cartes heuristiques
• Mind-Mapping-Décision: des ressources et articles sur les cartes heuristiques

Les nuages de mots clés

Le nuage de mots-clefs (tag cloud en anglais) est une représentation visuelle des mots-clefs (tags) les plus utilisés sur un site web. Généralement, les mots s'affichent dans des polices de caractères d'autant plus grandes qu'ils sont utilisés ou populaires (Voir la définition de Wikipedia ). Il est ainsi possible à partir d'une prise de notes de réunion de mettre en exergue les mots clés les plus récurrents.

Outils pour réaliser des nuages de mots clés

• Word It Out (en anglais)

Les murs de notes

• Framemo , sous forme de Post-it
• Padlet , sous forme de notes

Écrire un document collectivement

Un usage important en terme de coopération est bien celui tournant autour de la co-écriture. Wiki et documents partagés en ligne permettent d'écrire réellement en même temps et à plusieurs en gardant un historique des différentes versions, ce qui permet d'annuler très facilement des modifications malencontreuses ou nuisibles.

Bureautique en ligne

De plus en plus, on peut transférer son bureau sur Internet : les outils de bureautique en ligne sont de plus en plus utilisés. Leur avantage est de permettre une utilisation collective et en temps réel : idéal pour impulser de la coopération !

Outils

• Google Drive . Créer et partager des documents textes, tableur, diaporama etc...
• Framapad . Le grand classique de l'écriture collaborative simultanée...
• Etherpad La version "à installer soi-même" de l'outil Pad (Framapad est basé sur Etherpad par exemple)

Wiki

"Wiki Wiki" signifie "rapide" en Hawaïen. Les Wiki sont des sites Web que l'on peut modifier de façon simple, rapide et interactive, sans connaissance technique et, la plupart du temps, sans avoir besoin d'utiliser un identifiant et un mot de passe. Voir : la définition de "Wiki" dans Wikipédia"

Outils

• Yeswiki . C'est le wiki sur lequel repose la présente plateforme Animacoop.
• Fiche descriptive de Mediawiki La fameuse encyclopédie collaborative Wikipédia l'utilise ! (à utiliser plutôt sur des projets )

Diffuser de l'info

Il existe pléthore d'outils de diffusion, avec chacun leur différents usages, intérêts et limites...

CMS et outils pour créer son propre site Internet

Les CMS (Content Management System, ou Système de Gestion de Contenu) désignent des logiciels facilitant la création, la mise à jour et la publication du contenu d'un site web. La forme (ergonomie, graphisme...) est déterminé et relativement figée, on peut alors se concentrer sur le fond (ajouter des articles actualités, discussions...). Parmi les outils les plus connus de cette catégorie : SPIP, Joomla, ez Publish, Typo 3, Wordpress (qui est devenu aussi bien un outil de site Internet que de blog) ... Seul "hic" : ces outils doivent être installés sur votre propre hébergement Internet. Si cela vous intéresse, lisez le cours optionnel "Installer un outil sur son hébergement ou son serveur"

Blog

De "Web - log" : au départ, sortes de journaux intimes en ligne, ils se sont imposés sur la toile, pour devenir les supports d'une expression publique diverse : opinion, parole citoyenne, militante, témoignages, récit...
Il en existe différents types : services clés en main fournis (plateformes de blog) ou logiciels libres à installer sur un serveur. Leur point commun : ils permettent à un non-technicien d'écrire et publier des articles qui seront ensuite triés par dates.

Outils

• Wordpress
• Blogger

Flux RSS et syndication

Description :
On appelle «RSS» («Rich Site Summary» ou «Really Simple Syndication») un format de données utilisé pour diffuser les mises à jour de sites dont le contenu change fréquemment, sites d'information, blogs...Un flux RSS contient généralement le titre de l'information, une description synthétique et un lien vers une page décrivant plus en détail l'information. Le fichier RSS, appelé également flux RSS, canal RSS, fil RSS ou fil d'info, est maintenu à jour afin de proposer en temps réel les dernières informations publiées.
Il existe deux façons d'utiliser RSS :

• pour une utilisation personnelle. Il est alors nécessaire de disposer d'un outil spécifique, appelé « lecteur RSS » ou encore « agrégateur », pour s'abonner et consulter en un seul endroit les dernières actualités de sites web, sans avoir à les visiter.
• la syndication de contenus : la publication automatique sur un site Internet d'informations émanant d'autres sites.

Outils

• Netvibes
• La plupart des systèmes de publication proposent des systèmes de syndication : SPIP , Joomla ... Sur Yeswiki , il faut utiliser l'extension "Syndication" (voir le mode d'emploi pour utiliser cette extension).
• Si le système n'en propose pas, on peut passer par un "widget" (Voir le cours "Installer des widget" ).

Retrouvez d'autres informations sur le site d'Outils-Réseaux, cours "Flux RSS et syndication ".

Suivre l'avancée d'un projet

• Trello , en mode tableau de bord modulable
• Framaboard , propose une approche orienté séquentielle - diagramme de Gantt
• Scrumy , en mode états de tâches (à faire, en cours, vérifié, fait)

Auteur : Association Outils-Réseaux / Modifié par le Collectif des rénovateurs Animacoop
Crédits illustrations sous licence creative commons BY-SA