Technique d'animation: conduite de réunions et de rencontres participatives


Ressource :
Format de l'agenda Agile Outil pour construire sur le moment un ordre du jour, très efficace sur des petits groupes.
Et pour compléter une ressource issue de nos amis de Percolab, à voir particulièrement : la conscience du temps comme ressource commune

Avant


  • Proposer et faire un ODJ :
  • Outils pour ordre de jour partage :
  • PAD
  • Liste de discussion, par exemple ODJ proposé à l'amendement. Travail de coordination nécessaire. Attention, vigilance, comment je partage cet ordre du jour ?
  • Méthode à l'ancienne, en présentiel, un espace, sur un tableau, pour construire l'ODJ (15 jours pour construire/ 15 jours pour stabiliser via une framaliste). Réunion en binôme : coordinatrice + personne concernée, tous les points sont traités. Intéret de prevoir des accords de groupes sur la construction des ODJ.
  • Se garder la possibilité d'ajouter un point urgent à l'ordre du jour.
  • Envoyer des invitations : liste des participants : qui j'invite ? Ne pas oublier une personne importante, mais ne pas inviter les personnes qui n'ont pas lieu d'être là.
  • Définir qui fait quoi ? réfléchir sur les techniques d'animation
  • Réserver et vérifier la salle - préparer/ réserver/aménager
  • Définir le timing
  • Définir les objectifs et réflexions
  • Définir une date
  • Relancer les participants
  • Prévoir un lien à distance pour les visios
  • Préparation logistique importante, tout vérifier
  • Réflechir à l'agencement de l'espace

Pendant


  • Brises glaces (méteo)
    • Très important : réflechir à l'agencement de l'espace
  • Moment convivial (début ou fin)
  • Synthèse de la réunion précédente
  • Affichage de l'ordre du jour et sa présentation
  • Prise de note
  • Bien accueillir : café, viennoiserie...
  • faire des pauses (pipi! kawa!)
  • Faire attention à ce que tout le monde intervienne / organisation des prises de paroles /Réserver un temps de parole équilibré
  • Reformuler quand nécessaire /Important de faire reformuler, pour clarifier ...
  • Communication
  • Ecrire les idées, les mettre en commun / pad
  • Prévoir des rôles de chacun /répartition
    • Indispensable !
    • L'animateur va être garant du déroulé, du fond, du contenu, et de ce qu'il se passe dans le groupe
  • Prise de note
  • Gestion du temps
  • Gestion des prises de parole
  • Passer d'une logique d'intention à une logique d'attention
  • Rôle d'accueil pour les retardataires.
  • Ne pas faire de hors sujet mais bien traiter les sujets !
  • Respecter les horaires
  • Gestion de la dynamique du groupe : recentrer, gérer les trolls (?), gérer les conflits.
  • Faire signer les feuilles de présence
  • Définir une date à venir
  • Reporter les points à traiter
    • Animer et faciliter la reunion en faisant vivre les methodos choisies
  • Pomodoro / gestion du temps
  • Suites à Donner (SAD), ce que l'on va faire entre deux réunions.
  • Clôturer

Retours : réunion conseil administration, comment conjuguer convivialité et sujets importants à traiter.
  • Apéro à la fin de la réunion.
  • Accords de groupe. Rendre visible au groupe ce qu'il se passe. Prévoir des temps avant pour avoir le temps de discuter.

Après

  • Faire un CR
  • Différence entre les notes prise en direct et le compte rendu transmis (qui synthétise)
    • débriefer
  • Faire une liste des taches
  • Mettre en oeuvre ce qui a été décidé
  • se faire une bonne bouffe
  • Prendre des vacances
  • Communiquer CR