Accueillir les participants et introduire la réunion
Si vous êtes à l'initiative de la réunion, vous pouvez être au rendez-vous avec un peu d'avance pour vérifier le matériel (disposition de la salle, éventuellement matériel informatique) et faire en sorte que les participants s'y sente bien (de l'eau voire du cafe ou du thé, du chauffage si besoin ...).
Quand l'heure de la réunion arrive, il est important de prendre quelques minutes pour introduire les échanges :
- Rappeler l'objet de la réunion, voire les éléments principaux à l'ordre du jour
- Donner le cadre de la réunion : horaire de fin, règles d'écoute ...
- Distribuer les rôles : l'animateur rythme les échanges, un secrétaire peut prendre des notes ou vous pouvez décider de les prendre collectivement (Voir le cours sur Prendre des notes partagées)
- Inviter chacun à dire quelque mot sur sa météo intérieure, comment il se sent pour aborder cette réunion
Vous pouvez être tenté de passer directement au cœur du sujet pensant gagner du temps, mais ces préalables permettront une plus grande concentration des participants et donc une plus grand efficacité de votre réunion.
Fiche pratique B1 - Animer sa première réunion
Fiche pratique B2 - Introduire une réunion
Fiche pratique B7 - Préparer une salle de travail