Comment être efficace en réunion
Descriptif de la ressource
Préparation en amont
Qui est en charge de la préparation
Au clair avec les objectifs de la réunion
Avoir un ordre du jour et le diffuser avant (au mieux) ou présenter au début de la réunion. Ainsi que les éléments précis (adresse, heure)
Calibrage temporel de la réunion selon les objectifs à atteindre
Etablir clairement une heure de fin et un temps par points sur l'ODJ
Prévoir marge ou pas
Chaque point de l'ODJ à une catégorie, un titre, une personne responsable du point (et le temps alloué au point)
Synthèse des décisions antérieures
L'animateur prépare Méthodes de prises de décisions pour chaque point
Lieu et disposition à adapter selon le type de la réunion. Bien vérifier en amont que tout est là (paper board etc). Arriver en avance pour s'assurer que tout est OK
Identifier les personnes présentes
Formation sur les outils utilisés
Rôles (mieux si séparés)
Animateur / facilitateur
Qui prend des notes
Maitre du temps
Séance
Météo du jour sous forme rapide : ex photos chiens avec humeur
On réexplique les accords de groupe
Tour de parole avec timing respecté
Utiliser des outils d'intelligence collective
Méthode de prise de parole
Recentrer le débat
Problème résolu en séance
Si pas résolu, le notifier pour le traiter après
Séance inscrite dans un processus
Indiquer si une décision doit être prise en fin de séance ou non
Terminer la réunion par une synthèse points clés orale / paper board et les participants peuvent réagir => Prochaine étape (ex : prochaine réunion)
Pendant et/ou après la séance
Compte rendu disponible (où le retrouver)
Communiquer sur l'endroit où se trouve le compte-rendu
Penser à notifier si des ajouts, suppressions et modifs
Prochains petits pas assignés aux présents
Mise en copains
ET SURTOUT : ADAPTER LE DEROULE LES OUTILS L'ANIMATION.... Aux participants, au contexte à la durée et adapter la methodo, le contenu etc au cours de la réunion si le besoin etc etc
RESSOURCES
- Jeux de carte + ressources Animacoop
- Jeux de Thiagi
- réseau animacoop
Préparation en amont
Qui est en charge de la préparation
Au clair avec les objectifs de la réunion
Avoir un ordre du jour et le diffuser avant (au mieux) ou présenter au début de la réunion. Ainsi que les éléments précis (adresse, heure)
Calibrage temporel de la réunion selon les objectifs à atteindre
Etablir clairement une heure de fin et un temps par points sur l'ODJ
Prévoir marge ou pas
Chaque point de l'ODJ à une catégorie, un titre, une personne responsable du point (et le temps alloué au point)
Synthèse des décisions antérieures
L'animateur prépare Méthodes de prises de décisions pour chaque point
Lieu et disposition à adapter selon le type de la réunion. Bien vérifier en amont que tout est là (paper board etc). Arriver en avance pour s'assurer que tout est OK
Identifier les personnes présentes
Formation sur les outils utilisés
Rôles (mieux si séparés)
Animateur / facilitateur
Qui prend des notes
Maitre du temps
Séance
Météo du jour sous forme rapide : ex photos chiens avec humeur
On réexplique les accords de groupe
Tour de parole avec timing respecté
Utiliser des outils d'intelligence collective
Méthode de prise de parole
Recentrer le débat
Problème résolu en séance
Si pas résolu, le notifier pour le traiter après
Séance inscrite dans un processus
Indiquer si une décision doit être prise en fin de séance ou non
Terminer la réunion par une synthèse points clés orale / paper board et les participants peuvent réagir => Prochaine étape (ex : prochaine réunion)
Pendant et/ou après la séance
Compte rendu disponible (où le retrouver)
Communiquer sur l'endroit où se trouve le compte-rendu
Penser à notifier si des ajouts, suppressions et modifs
Prochains petits pas assignés aux présents
Mise en copains
ET SURTOUT : ADAPTER LE DEROULE LES OUTILS L'ANIMATION.... Aux participants, au contexte à la durée et adapter la methodo, le contenu etc au cours de la réunion si le besoin etc etc
RESSOURCES
- Jeux de carte + ressources Animacoop
- Jeux de Thiagi
- réseau animacoop
Type de ressource
- Production de la formations
Date de partage/présentation/création de la ressource
- 25 mars