Bien avant : concevoir l'événement
Le but de cette étape consiste à :
- imaginer les possibles,
- réunir les organisateurs,
- resserrer le champ des possibles peu à peu pour aller vers l'opérationnel.
L'enjeu est d'ouvrir
sincèrement l'organisation de l'événement, c'est-à-dire que tout individu ou toute structure ayant envie de rejoindre les organisateurs initiaux doit pouvoir le faire (y compris si cela apporte des avis différents des initiateurs !). Afin de réguler les tensions et conflits, il sera peut-être nécessaire de co-écrire une charte qui énonce clairement les valeurs et les règles de la « communauté d'organisateurs ».
Deux cas de figure :
- un événement co-organisé dès le début par un collectif (de personnes et/ou de structures) : l'enjeu consiste ici à faire converger peu à peu les intérêts du groupe et à trouver les méthodes et outils adaptés au travail collectif de ce groupe.
- un événement récurrent initié par une structure, qui souhaite s'ouvrir sur un collectif d'organisation plus large. Cette ouverture se fait progressivement année après année, au fil des éditions de l'événement. L'objectif est alors d'abaisser les barrières à l'entrée de nouveaux co-organisateurs : rendre visibles les éditions précédentes, rendre accessibles les dates de réunions et les outils de suivi des tâches à faire (compte-rendus, tableau kanban), avoir une liste de discussion ouverte à toute personne intéressée...
Outils adaptés à cette étape
- Faire émerger de nouvelles idées|Brainstorming : Scrumblr
, Méthode "Souvenirs du futur"
- Partager les compte-rendus
- Notes partagées en direct : pad
- Partager les compte-rendus sur invitation (stockage et synchronisation de documents) : Dropbox, Hubic, Google Drive, Framadrive]]
- Partager les compte-rendus sans connexion préalable : wiki, site web|
- Faciliter les échanges hors-réunion
- Faciliter l'accès aux réunions
- Ordre du jour co-construit : pad
- Visioconférence : Zoom, Jitsi Meet, Skype, Google Hangout
- Planifier, organiser un retroplanning
- Outils de gestion de projets : Trello
, Framaboard
, Wekan
- Agendas partagés : agenda intégré à un wiki, Google Agenda