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Sur l'information à distance


3 conseils pour mettre en place des outils numériques dans un groupe

En une phrase : Commencer par soi-même ; commencer simple ; commencer en présence
Type de fiche : Astuces
Thématique concernée : Partage et circulation de l'information (à distance)
Description : Des outils numériques imposés ou inadaptés sont au mieux inefficaces, voire parfois nuisible au groupe. Nous vous proposons ces 3 règles de bon sens lorsque vous voulez utiliser de nouveaux outils pour "faciliter" le travail collectif :
  • 1/ Commencer par soi : assurez-vous d'être vous-même à l'aise avec l'outil, de pouvoir facilement le présenter et d'être capable d'aiguiller une personne à distance qui appelerait "je suis paumé avec ton outil, tu peux m'aider à ..."
  • 2/ Commencer simple : privilégiez des outils les plus simples possibles. Questionnez-vous 2 fois avant de mettre un identifiant/mot de passe (cela suffit à perdre un bon nombre de personne).
  • 3/ Commencer en présence : profitez des temps de réunions pour présenter l'outil et le faire tester concrètement. Si il y a besoin de créer un compte, faites-le ensemble. C'est un peu fastidieux mais c'est la garantie de lever d'éventuels obstacles techniques (beaucoup plus durs à lever une fois que chacun est reparti chez soi).
3ConseilsPourMettreEnPlaceDesOutilsNume (Fiche-concept ou fiche-astuce)
créée le 29.04.2019 à 16:30, mise à jour le 18.06.2019 à 16:18.

La gare centrale : pour organiser et rendre visible l'information

En une phrase : L'espace de partage d'information qui rend visible tous les éléments utiles aux membres d'un collectif pour y agir en collaboration.
Type de fiche : Concepts
Thématique concernée : Partage et circulation de l'information (à distance)
Description :

Une gare centrale : des usages multiples


En fonction de la manière dont elle est conçue, et selon la nature du collectif, la gare centrale peut être à la fois :
  • Un outil de gestion de projet qui rend visible les actions menées par chacun
  • Un moyen de favoriser l'implication de nouveaux membres car il permet de comprendre le fonctionnement et les modalités de contribution au projet commun
  • Un gage de transparence de la gouvernance lorsque l'on y partage les règles et relevé de décision
  • Un aide mémoire qui joue un rôle d'aiguillage vers toutes les ressources utiles au quotidien
  • Un tableau de bord : qui spécifie la liste des outils utilisés par le collectif ainsi que leurs usages
  • Un régulateur d'infobésité qui limite le flux d'information nécessaire et capitalise un grand nombre de ressources au même endroit,

Que trouve t-on dans une gare centrale ?

Pour rendre concret l'intérêt d'une gare centrale, voici quelques exemples d'éléments que nous pouvons y trouver.

Pour favoriser une gouvernance collective

  • Les éléments de définition du collectif et dans lesquels s'inscrit l'action (valeurs, finalité, objet, raison d'être, projet associatif...)
  • Les règles de prise de décision afin de permettre à chacun de contribuer selon les modalités définies collectivement
  • Les modalités de gouvernance et les rôles de chacun qui rend lisible les différents organes qui rythment la vie du collectif et leurs fonctions (groupes de travail, conseil d?administration, comité de pilotage, etc.)
  • L'agenda qui met en avant les prochains temps de rencontre et permet à chacun de savoir quand rencontrer le collectif (réunions formelles, événements,...)
  • L'annuaire ou la cartographie des contributeurs afin de visualiser qui compose le collectif et de prendre contact avec chacun


Pour conserver la mémoire

  • L'historique du collectif afin de pouvoir s'imprégner de sa culture et des grandes étapes de son développement afin d'ancrer le projet
  • Les différents comptes-rendus, en guise de restitution des actions de chacun et en tant que mémoire vivante de l'action
  • Les relevés de décision qui évitent de se reposer plusieurs fois les même questions et de rendre effectifs les choix effectués

Pour agir collectivement

  • La liste des différents outils utilisés par le collectif, leurs règles d'usage utilisés par le collectif. Il peut s'agir des outils numériques ou physiques (forums, listes de discussion, mur des projets, affichage de l'agenda, espace de stockage de documents, etc...) et ce peut-être complété par des liens vers des tutoriels.
  • Les modalité de d'implication dans les actions qui permettent à chacun de savoir comment contribuer sur tout ou partie du projet porté par le collectif (référents, fréquence de réunion, prochaine rencontre, modalités de contribution,etc.).
  • La liste des actions menées en cours ou passées afin de rendre visible ce qui se fait et ce qui s'est fait par le passé afin d'agir en ayant une vision d'ensemble.
  • Les ressources partagées par le collectif (bases de données, fiches méthodologiques, rapports d'activités,...)

Tout cet ensemble n'est pas nécessairement intégré DANS la gare centrale, mais on trouve au moins le lien vers ces informations, qui peuvent utiliser des outils externes.

La gare centrale est le guichet unique qui nous permettra de retrouver une ressource.


Avec quels outils créer une gare centrale ?

De nombreux outils peuvent être utilisés pour des gares centrales, en fonction de la complexité du collectif concerné, de sa taille, du nombre d'éléments à partager et des compétences disponibles.

En voici quelques exemples classés du plus simple (mais limité en fonctionnalité) au plus complexe (mais pleins de possibles) :
  • Un simple affichage physique : avec des feutres et du scotch. Lorsque le groupe dispose d'un espace physique accessible régulièrement à tous les membres, un simple support physique peut largement suffire.
Illustration :

  • Une pauvre page oueb : avec le html. Quand le nombre d'informations à transmettre est limité, une simple page html est largement suffisante !
Illustration : http://osons.cc/lelieucommun/
Créer un pad : https://framapad.org/

  • Les Pads : avec les papapad. Le PapaPad est la papa de tous les pads, il est bien utile pour ne pas perdre les liens vers ses pads de comptes-rendu, mais vite limité !
Illustration : https://partage.osons.cc/s/MphMWRcXhiGTYpX
Créer un pad : https://framapad.org/

  • Padlet : c'est un principe de "tableau blanc" sur lequel on va pouvoir coller un certain nombre d'éléments. Il deviendra peu lisible dés lors que l'on aura trop de choses à y mettre.
Illustration de gare sous padlet :
Créer un padlet : https://padlet.com/

  • Wekan / Trello : ce sont des tableaux de bords adaptés à agencer un plus grand nombre d'éléments que Padlet, notamment car l'outil permet d'organiser plusieurs tableau dédié à une équipe.
Illustration de gare sous trello : https://partage.osons.cc/s/goFb5XJsHS69sGo
Créer un tableau Trello : https://trello.com/

  • Agorakit : un outil qui permet de créer une sorte de minisite avec un certain nombre d'outils déjà intégrés (agendas, annuaire, cartographie des membres, etc. Il s'agit 'un logiciel libre. il rencontre une limite dés lors que nos besoins sortent du cadre déjà prévu.
Illustration de gare sous agorakit :
Créer un espace agorakit : https://agorakit.org/fr/

  • Yeswiki : c'est un logiciel de création de site webs collaboratifs, facilement modifiable par chacun. Il demande une prise en main plus importante que les autres outil mais s'adapte à tous les besoins du collectif. YesWiki a été conçu pour rester simple, mais il a été aussi pensé pour que des fonctionnalités cachées, installées par défaut, puissent être activées au fur et à mesure de l'émergence des besoins du groupe.
Illustration de gare centrale sous yeswiki : http://aiguillage.artefacts.coop/?PagePrincipale
Créer un wiki : https://colibris-wiki.org/?PagePrincipale


Sources:
LaGareCentralePourOrganiserEtRendreVis (Fiche-concept ou fiche-astuce), écrite par NicolasGeiger
créée le 29.04.2019 à 11:31, mise à jour le 18.06.2019 à 16:18.

Les 4 activités R.E.P.I

En une phrase : Nourrir les proactifs, les réactifs, les observateurs et mêmes les inactifs !
Type de fiche : Concepts
Thématique concernée : Partage et circulation de l'information (à distance), Partage et circulation de l'information (en présence)
Description :
  • R comme "Rencontres (synchrones) : elles concernent les plus actifs
  • E comme "Échanges entre les rencontres" (asynchrones) : cette activité permet de ne pas oublier les moins actifs (en particulier les « observateurs » qui pour certains pourront un jour devenir actifs).
  • P comme "Partage", et plus précisément "Espace de partage" : ce n’est pas un simple flux qui passe dans le temps. Il permet de retrouver les éléments importants en fonction de la thématique plutôt que de celui du moment où ils ont été apportés. C’est un peu la mémoire du groupe.
  • I comme "Information". Elle concerne tout le monde (y compris ceux qui sont actuellement, en dehors de la communauté), mais comme c’est trop souvent la première (et parfois la seule) activité à laquelle on pense, je l’ai placée en dernier !

Selon Jean-Michel CORNU, il est essentiel de répartir le peu de temps dont vous disposez pour avoir même très imparfaitement ces quatre activités et votre groupe se développera de façon naturelle, sans rien oublier.


Les4ActivitesREPI (Fiche-concept ou fiche-astuce), écrite par NicolasGeiger
créée le 29.04.2019 à 16:55, mise à jour le 18.06.2019 à 16:19.


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