Sprint d'écriture freins et facilitateurs de projets collectifs
▼ Table des matières
Intro- Cadre commun / Objectif / convivialité
cadre commun :
- Pour définir un cadre commun, un des préalables est de co-construire des accords de groupe dont un des points est d'agir en bienveillance et de se dire les choses. Les accords de groupe peuvent évoluer tout au long du projet.
- Ils peuvent permettre de parler logistique, besoins physiologiques, besoins/freins émotionnels et définir le fonctionnement des prises de décisions, de paroles, la répartition des rôles.
- Les accords de groupe sont uniques à chaque groupe/projet et sécurisant pour chaque personne.
objectifs/valeurs :
- Il est important pour le groupe de poser des valeurs communes liées au projet. Les objectifs et les valeurs doivent être validés sans objection bloquantes.
- Pour avancer avoir des objectifs communs qui soient partagés et même si les objectifs personnels sont différents.
Convivialité :
- Elle démarre au moment de l'accueil, (café, grignotage), un espace accueillant, la disponibilité des "animateurs" .
- Des outils ludiques et conviviaux sont à privilégier. Ils permettent de briser la glace et d'intégrer les nouveaux, de fluidifier les rapports et faciliter l'utilisation des outils.
- Privilégier le présentiel.
A- Faciliter l'information - communication au sein d'un groupe
Coopérer nécessite de :
1/ se mettre d'accord sur des prérequis et les co-écrire dans les accords de groupe (non jugement, bienveillance...)
2/définir les informations à partager (projet, textes fondateurs, objet du travail coopératif, organigramme, membres...) et à qui on les partage.
3/ choisir les modalités et règles de communication en fonction des besoins.
- Par exemple, utiliser ou non des outils numériques. Besoins : Partage des documents pérennes (comptes-rendus, statuts, charte...), prise de décisions, informations pratiques et logistiques, faire connaître le projet à des personnes extérieures au groupe,
5/ Points de vigilance
- Attention à l'infobésité
- Fixer les modalités dans des accords de groupe (par exemple, utiliser le téléphone, le mail, les groupes de discussion dans tel ou tel cas)
- Ne pas hésiter à re-questionner les outils de communication
B - Fonctionnement et méthode
Animation
> En terme d'animation il faut définir qui est animateur-trice (salarié-ée ou bénévole? rôle tournant/fixe ?)La méthodologie doit être définie: prise de décision, régularité, contenu
Préparer la réunion
- nommer un facilitateur, un gardien du temps, un secrétaire- un animateur de réunion (salarié-ée?) : attention à la posture ( ! ) le rôle d'animateur.trice n'est pas celui de sachant, rappeller des avancées des premiers petits pas, définir des tâches entre les réunions
Organisation du projet
Différentes organisation de projets existent, élaborer un plan d'action du projet ou utiliser des méthodes Agilesdéfinition et partage des rôles (des tâches, des PPPP et du temps)
Outils
à définir en amontadaptés au projet
décidés collectivement (numérique ou non)
veillez à leur appropriation
C. Facteur humain, disponibilité, diversité du groupe
Disponibilité
Être au clair avec la disponibilité que l'on peut apporter au projet (fonction du degré d'importance que ce projet a pour nous et de nos autres activités) et le faire savoir aux autres (connaître d'entrée de jeu = > renvoie au cadre) / importance accordée au projet.Diversité des compétences et personnalités
Le groupe généralement s'enrichit d'avoir des compétences et des personnalités diverses.Avoir une idée des compétences et des envies de chacun.e dans un groupe, pour que la répartition des tâches se fasse au mieux des compétences et des envies des personnes. Une personne peut trouver comme intérêt à faire une tâche de se former sur celle-ci...
Même si l'envie de coopérer est importante, elle peut être confrontée à des personnalités complexes.
Bases communes ou non dans le groupe
Moins les personnes du groupe ont une base de culture collaborative, des habitudes de travail antérieures, des valeurs communes, plus il faudra passer de temps sur l'élaboration d'accord de groupe, d'un cadre commun.On peut ne pas avoir envie de coopérer, ou mettre différentes choses derrière le fait de coopérer/collaborer (faire un patchwork de contribution personnelle ou alors réellement co-construire).
Avoir conscience que les stéréotypes que l'on a, les préjugés de chacun.e vont avoir une influence sur la coopération ou non dans le groupe. L'interconnaissance peut être un facilitateur ou non de la coopération (on peut pré-supposer de ce qui va être formulé plutôt que d'écouter, accorder moins de crédit...)
Conflits, etc.
Des conflits interpersonnels peuvent naître, se renforcer, s'effacer dans le travail commun.Importance de la régulation quand il y a un manque de respect mutuel.
D/ FACTEURS EXTERIEURS
Il peut être nécessaire d'avoir une personne ressource (interne/externe) experte sur le facteur extérieur concerné (la politique locale, le territoire, le juridique, la fiscalité…)
Un des facilitateurs de projets peut être de se mettre en réseau, sur des projets similaires ou locaux.
Un des facilitateurs peut aussi être de limiter un maximum les facteurs extérieurs (auto gestion, autofinancement, ...)
Retours / Debrief sur la méthode
On aurait du préciser "pour qui" on écrit au début.On est dans le flou au début, mais le résultat au bout d'1h30 est bon.
On a fait un format très court/accéléré. Il aurait fallu au moins une matinée complète pour produire qqchose d'abouti.
Le regroupement par "patates" est un moment subjectif, qu'une ou plusieurs personnes peuvent influencer par leurs avis et positions. C'est un biais difficile à éviter, sauf à consacrer beaucoup de temps en tour d'objection/validation à chaque regroupement/patate.
Le travail coopératif requiert souvent de travailler sur son "lâcher-prise" (y compris parfois sur la méthode, c'est à dire accepter qu'on n'est pas parfaitement coopératif tout le temps)