Retour d'expérience du Science Hack Day Brest 2017

Animer un atelier pendant un hackathon

Auteures : Cécile Guegan & Jade Georis Creuseveau
Autour d'un événement sur Brest les 24, 25 & 26 novembre 2017

Le Science Hack Day brestois

Un Science Hack Day (SHD) est un événement regroupant des amateurs de sciences, de techniques et de bricolage pour tenter en 48h, et en équipe, de prototyper un projet fou, créatif, utile... ou pas ! C'est une séance de créativité de deux jours dont l'objectif, pour celui de Brest, est d'imaginer et de créer des projets autour de la ville de demain (art, culture, développement durable, urbanisme, énergie, climat, éducation, handicap, emploi, bien-être). C'est un événement ouvert à tout public, de l'usager au spécialiste : citoyens, membres d'association, salariés d'entreprise, personnels des collectivités territoriales, enseignants, chercheurs, étudiants, retraités... Toutes les compétences et tous les niveaux d'expérience sont les bienvenus : design, développement informatique, économie, sciences, géographieâ?¦ Les seuls critères indispensables sont la curiosité et l'envie de faire ensemble.

Notes : passage du paragraphe au passé sur la citation du SHD de Brest:
Un Science Hack Day (SHD) est un événement regroupant des amateurs de sciences, de techniques et de bricolage pour tenter en 48h, et en équipe, de prototyper un projet fou, créatif, utile... ou pas ! C'est une séance de créativité de deux jours dont l'objectif, pour celui de Brest, a été d'imaginer et de créer des projets autour de la ville de demain (art, culture, développement durable, urbanisme, énergie, climat, éducation, handicap, emploi, bien-être). C'est un événement ouvert à tout public, de l'usager au spécialiste : citoyens, membres d'association, salariés d'entreprise, personnels des collectivités territoriales, enseignants, chercheurs, étudiants, retraités... Toutes les compétences et tous les niveaux d'expérience étaient les bienvenus : design, développement informatique, économie, sciences, géographieâ?¦ Les seuls critères indispensables sont la curiosité et l'envie de faire ensemble.


La troisième édition du Science Hack Day Brest s'est déroulé fin novembre à l'Université de Bretagne Occidentale. Jade, Markéta et moi, pour notre première participation à ce type d'événement, avions initialement proposé un défi intitulé « représentation interactive des enjeux de l'alimentation sur le territoire de Brest, réfléchir collectivement sur les données ouvertes et le libre ».

Notre objectif

L'idée a émergé courant octobre lors de la formation Animacoop. Jade, Markéta et moi connaissions déjà le principe du hackathon et nous souhaitions nous lancer dans cet événement en proposant un atelier liant nos intérêts : l'open data et l'alimentation.
Nous voulions également tester l'animation d'un groupe de travail en mode coopératif.

• Animer - dans le cadre du hackathon - un atelier liant nos intérêts : l'open data et l'alimentation.
• Tester l'animation d'un groupe de travail en mode coopératif.

Notre préparation

15 jours avant : un peu de communication

L'étape préalable à la mise en œuvre de notre atelier de communiquer autour de notre idée d'atelier. Nous l'avons dans un premier temps présenté (contexte, objectifs, besoins) en présentiel en une minute devant des journalistes, l'équipe organisatrice, d'autres porteurs d'idées et d'éventuels participants. Les projets étaient ensuite mis en ligne sur le site de l'évènement (http://www.sciencehackdaybrest.bzh/) ce qui a permis de la rendre plus visible et d'attirer de nouvelles personnes.

La semaine précédant l'événement : calibration et organisation de l'atelier

L'événement se déroulant sur un temps contraint, avec des personnes ne se connaissant pas au préalable, nous avons dans un premier temps cherché à calibrer au mieux notre atelier (besoins matériels et immatériels, temps) et à préparer une gare centrale autour des outils libres déjà connus. Nous avons utilisé trois types d'outil :

• un outil de design thinking
• l'accélérateur de projet
• une gare centrale.

1. Un outil de design thinking : le canevas de cadrage

Le schéma suivant (notamment de l'Art of Hosting, http://www.artofhosting.org/fr/), nous a permis de calibrer notre atelier. Le principe est de le compléter en commençant par le rond central au sein duquel on inscrit l'action sur laquelle on souhaite travailler, puis en définissant nos intentions, les acteurs concernés, le lieu et la durée notre action. On termine par définir le design, c'est-à-dire la manière dont on imagine que notre action va se dérouler. On peut revenir autant de fois que l'on souhaite sur ce schéma et il est déclinable pour chaque « sous-action » ou intentions que l'on souhaite approfondir : de l'atelier au tour de table de présentation par exemple. Pour la préparation de l'atelier du SHD, nous avons travaillé sur ce schéma une semaine avant l'événement, trois jours avant et la veille, c'est-à-dire une fois que nous avons rencontré notre équipe.
Télécharger le fichier LeCadrageDuProjet.png Figure 1. La cadrage du projet (source Co&+ Facilitation, www.artofhosting.org)

2. L'accélérateur de projet

L'accélérateur de projet a été réalisé à la suite du premier regroupement de la formation. Il nous a permis de mettre en évidence les éléments importants à prendre en compte notamment :

• avoir un discours clair de présentation du défi,
• prévoir des animations (1) d'interconnaissance entre les membres de l'équipe et (2) d'émergence d'idées,
• s'inspirer des expériences similaires,
• présenter avec un vocabulaire clair les enjeux de l'ouverture des données, des outils numériques libres, de la production de communs,
• alterner les phases de brainstorming avec des phases de production,
• prévoir l' « après-événement ».

3. Une gare centrale pour défricher les outils, les données et les expériences similaires...

Nous souhaitions travailler à partir de données ouvertes nationales et d'outils libres sans pour autant passer trop de temps pendant le SHD à leur recherche et à leur prise en main. Nous avons donc listé sur un pad (https://mypads.framapad.org/p/shd2017-opendata-et-alimentation-bj1fh379x) quelques outils libres découvert dans le cadre de la formation Animacoop ou des ateliers proposés par le service Internet et expression multimédia de la ville de Brest (http://www.a-brest.net/article21494.html). Il s'agissait d'identifier et de partager avec les membres de notre équipe des outils susceptibles d'être utiles pour l'événement et facilement appropriables : wiki, Umap et OpenStreetMap , les outils framasoft, des logiciels libres de cartographie (QGIS), de mise en page ou de dessin (GIMP, Inkscape) par exemple.
De plus, nous avons préparé un wiki (grâce à la ferme à wiki http://ferme.animacoop.net) pour recueillir toutes les productions de l'atelier. Il s'agissait principalement de prévoir un support flexible tant en termes de structuration que de contenu afin de s'adapter au mieux à l'inventivité de notre équipe.
Nous avons également recherché des expériences similaires, des exemples de ce qui se faisait autour de l'alimentation et des données, des méthodes de collecte de données. Ces éléments avaient pour but de donner des idées, d'alimenter le débat et de disposer de méthodes déjà éprouvées (Ex : http://www.iaacblog.com/programs/poblenou-open-food-district/, http://metabolisme.paris.fr/).

Souhaitant travailler à partir de données ouvertes nationales et des outils libres (simples d'accès), nous avons listé sur un pad des outils libres (découvert dans Animacoop et les ateliers proposés par le service Internet et expression multimédia de la ville de Brest . Il s'agissait d'identifier et de partager avec les membres de notre équipe des outils susceptibles d'être utiles pour l'événement et facilement appropriables : wiki, Umap et OpenStreetMap , les outils framasoft, des logiciels libres de cartographie (QGIS), de mise en page ou de dessin (GIMP, Inkscape) par exemple.
Nous avons préparé un wiki (grâce à la ferme à wiki http://ferme.animacoop.net) pour recueillir toutes les productions de l'atelier. Il s'agissait principalement de prévoir un support flexible tant en termes de structuration que de contenu afin de s'adapter au mieux à l'inventivité de notre équipe.
Nous avons également recherché des expériences similaires, des exemples de ce qui se faisait autour de l'alimentation et des données, des méthodes de collecte de données. Ces éléments avaient pour but de donner des idées, d'alimenter le débat et de disposer de méthodes déjà éprouvées (Ex : http://www.iaacblog.com/programs/poblenou-open-food-district/, http://metabolisme.paris.fr/).

Le déroulement de l'atelier

Dès le vendredi soir, suite à la présentation des projets au public, un groupe de 9 personnes s'est formé autour de celui que nous avons présenté.
Pour que tout le monde s'approprie au mieux le sujet et puisse participer pleinement à l'événement, nous avons choisi de partager le week-end en deux temps :

• un premier temps de présentation assez cadré d'environ deux heures : rapide tour de table et question brise-glace, présentation des enjeux de l'alimentation sur notre territoire et de ce qu'est l'initiative Fabcity, présentation de nos intentions et objectifs de manière générale et des pads préparés au cours de la semaine précédente. Cette première demi-journée s'est terminée par une session de brainstorming avec des post-it pour identifier les questions principales que chaque membre de l'équipe se pose au sujet de l'alimentation sur le territoire.

Télécharger le fichier SciencesHackDayPostIt.png Figure 2. Résultat "structuré" de notre session brainstroming.

• Le reste du temps était plus libre et basé sur les suggestions et envies de faire des membres de l'équipe : recensement des données accessibles, libres ou non, illustrations de cas d'usages (traitement cartographiques, statistiques), structuration et alimentation d'un wiki (http://ferme.animacoop.net/wikis/AlimentationSHD17/wakka.php?wiki=PagePrincipale ), conceptualisation du système alimentaire local...

Au final, pendant les deux jours du Science Hack Day, nous avons alterné différentes phases : des regroupements dans notre atelier mais aussi avec l'ensemble des participants au SHD (présentation de l'avancement des projets et pitch final), des moments de travail en sous-groupe, le tout entrecoupés de temps de pause conviviaux autour d'un repas, d'un café ou d'un apéro.

Au final, pendant les deux jour nous avons alterné différentes phases :

• des regroupements dans notre atelier mais aussi avec l'ensemble des participants au SHD (présentation de l'avancement des projets et pitch final)
• des moments de travail en sous-groupe

le tout entrecoupés de temps de pause conviviaux autour d'un repas, d'un café ou d'un apéro.

Retours sur les outils numériques et d'animation

Les freins, facilitateurs et pépites à la coopération

Le tableau suivant est celui sur lequel nous avons travaillé au cours de notre dernier regroupement Animacoop (automne 2017 â?? Brest). Il permet de faire un bilan des outils et méthodologies expérimentées au cours de notre projet support en listant les freins, les facilitateurs et les pépites de la coopération.

Tableau des retours sur les outils numériques et d'animation

Conclusion

Pour notre première participation à un hackathon, nous pensons avoir atteint nos objectifs qui étaient d'une part de rassembler des personnes intéressées par la thématique, ensuite de tester l'animation d'un atelier de ce type, et en dernier lieu de produire un prototype de site web.
Cependant, au cours de ces deux jours, nous avons adapté et réadapté notre plan de déroulement parfois en temps réel pour coller aux mieux aux envies et aux apports de chacun. En effet, nous avions un projet aux objectifs vastes et avec une contrainte de temps court. Nous souhaitions un déroulement plutôt ouvert aux initiatives de chacun mais avec l'obligation d'un rendu. Enfin, les participants avaient des compétences, des connaissances des enjeux de l'alimentation qui entraînaient un temps d'adaptation et des attentes variées. Ces différentes contraintes que nous n'avions pas vraiment anticipées ont entraîné une succession de phases de travail passant du mode collaboratif au mode coopératif, individuel et participatif.