Module 12 - Ã?crire collectivement
Google Document et Google Drive
Google Docs est une suite intégrée de bureautique en ligne, gratuite. Elle permet notamment de créer et éditer son travail, de rédiger à plusieurs et simultanément un document (tout en voyant toutes les modifications en temps réel) et de le stocker. En somme, de travailler en ligne de manière efficace et collaborative !
Présentation
Pré-requis
- Avoir un compte Google
- Savoir utiliser une suite bureautique (traitement de texte, tableur, présentation)
Avantages
- Le fait que tous les fichiers soient en ligne permet un partage facile avec les autres. Très bon outil collaboratif.
- Permet de consulter tous ces documents de n'importe quel poste.
- Permet d'être sûr que le document consulté est le dernier mis à jour.
- Dispose de fonctionnalités avancées intéressantes : gestion et diffusion d'un questionnaire en ligne, export d'un document en PDF...
- Est lié avec l'outil Google Drive, service de synchronisation de fichiers
Inconvénients
- L'écriture simultanée n'est pas toujours possible
- Propriété des données et respect de la vie privée : ces 2 questions ne relèvent pas que de l'éthique, et pose l'enjeu d'une entreprise mondiale qui détient les données de plusieurs millions d'individus.
Exemples d'application
- Comptabilité d'un petit projet sous forme de tableur
- Ã?criture d'un rapport à plusieurs
- Ã?crire un diaporama en équipe (chacun sa diapo)
Prise en main
Un "truc" utile pour bien partager
Tutoriel vidéo (made in Québec), pour créer un document texte.A 3min50, on vous explique comment paramétrer ce document pour le rendre modifiable par toute personne qui dispose du lien, sans avoir besoin de compte Gmail (très utile).
Pour aller plus loin
- Guide de prise en main Google Document réalisé par Sylvie Roth et Frédéric Soussin
- Documentation officielle
Google Drive
Google Docs n'est plus seulement un outil de co-écriture (texte, tableur...). Couplé avec Google Drive , il est alors possible de synchroniser vos fichiers entre plusieurs ordinateurs, à l'instar d'un Dropbbox.Avec un seul outil, il est donc possible de :
- synchroniser des fichiers entre plusieurs personnes, sur leurs ordinateurs (synchronisation et sauvegarde en local, dans les disques durs de l'ordinateur)
- d'ouvrir l'accès à ces dossiers/fichiers à d'autres personnes, qui peuvent contribuer directement en ligne (pas nécessaire de s'inscrire au service de synchronisation)
Des alternatives libres
Il existe des alternatives libres aux services de la suite Google. Dans ce domaine, le logiciel Owncloud semble être le concurrent le plus solide. Il permet de stocker et partager des fichiers entre plusieurs utilisateurs et permet l'ajout de diverses fonctionnalités. Avec l'extension Documents, il est également possible de rédiger des documents à plusieurs et simultanément, à l'instar de Google Docs. Deux solutions sont possibles pour utiliser ce logiciel :
- l'héberger directement sur son propre serveur,
- utiliser un service tiers qui propose des instances d'Owncloud, gratuites, payantes ou à prix libre (Framadrive , la mère Zaclys , ...).
Auteur de la fiche : Emilie Hullo, Outils Réseaux, ajout par le Collectif des Rénovateurs Animacoop