Module 08 : Préparer et animer une réunion, prendre des décisions collectivement

Cours méthodologique

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Préparer une réunion


Des méthodes simples existent pour favoriser la participation dans les réunions. Mais encore faut-il préparer sa réunion en amont, avec rigueur et efficacité : préciser les objectifs, élaborer l'ordre du jour, anticiper les aspects logistiques (nombre de participants, typologie...).

Ce cours s'appuie sur les fiches pratiques élaborées par le réseau Ecole et nature et des réseaux territoriaux d'éducation à l'environnement. Ces fiches renvoient à des systèmes de gouvernance responsabilisante qui permettent de concilier le respect des points de vue de toutes les personnes concernées par un sujet, tout en s'organisant pour obtenir un bon niveau d'efficacité immédiate.


La démocratie participative est une forme de partage et d'exercice du pouvoir, fondée sur le renforcement de la participation des citoyens à la prise de décision politique. [...] La démocratie participative ou délibérative peut prendre plusieurs formes, mais elle s'est d'abord instaurée sur le terrain de l'aménagement du territoire et de l'urbanisme avant de s'étendre dans les champs de l'environnement. Dans ces cadres, les associations jouent un rôle central en tant qu'interlocuteurs pour les autorités publiques.
Source Wikipedia Démocratie participative

Préparer sa première réunion


Si vous êtes perfectionniste, vous allez vous régaler ! En matière de réunions participatives, on peut toujours faire mieux, plus performant, plus efficace, plus participatif.
Mais le mieux est parfois l'ennemi du bien. Nul besoin d'avoir ingurgité tous les principes décrits dans les fiches ci-dessous pour commencer efficacement.

Voici un petit « mode d'emploi » très concret, à suivre pour la mise en place d'une petite réunion (moins de 2 heures, moins d'une quinzaine de participants, sujet à traiter relativement simple), de J-15 avant la réunion au jour J.

Fiche pratique A1 - Préparer sa première réunion

Préparer l'ordre du jour d'une réunion


En démocratie participative, la préparation d'un ordre du jour nécessite que l'on porte une attention toute particulière à associer les participants au choix des sujets à traiter. Il est pour cela conseillé de procéder en trois étapes :
  • Recueillir toutes des propositions et demandes
  • Sélectionner les sujets qui seront réellement traités
  • Fixer clairement les objectifs du travail sur chaque sujet
A l'issue de la réunion, il est essentiel de faire un retour d'information vers le groupe.

Fiche pratique A2 - L'ordre du jour

Ã?tablir le planning d'une réunion


Le planning est construit à partir de l'ordre du jour, mais il apporte beaucoup de précisions supplémentaires, comme la durée de la réunion, l'ordre de traitement des sujets, les durées de travail consacrées à chaque sujet, les méthodes de travail employées, les configurations de groupes, etc.
Le planning est idéalement établi par le garant de la réunion en concertation avec le coordinateur de la préparation. Il sera intéressant d'y associer les participants volontaires.

Fiche pratique A3 - Le planning

Préparer la logistique d'une réunion


La logistique des réunions n'est évidemment pas l'objet central de ce cours. Voici tout de même quelques aspects auxquels il sera utile de penser.

Fiche pratique A4 - La logistique

Préparer les débats d'une réunion


Durant cette phase, le coordinateur s'assure que tous les atouts seront réunis pour que le travail avance au mieux sur ce sujet. Ce travail devra se faire en étroite collaboration avec le garant.

Fiche pratique A5 - Préparer les débats

Préparer une séquence d'information


L'apport d'information est la première étape d'un processus décisionnel (qui en comprendra ensuite 2 autres : la réflexion et la prise de décision), mais elle peut aussi être utilisée en tant que telle, juste pour informer le groupe, ou pour lancer une réflexion sans objectif décisionnel.

Fiche pratique A6 - Séquence d'information

Préparer une réunion de taille moyenne


La présente fiche se positionne dans le cas de figure d'une réunion d'importance moyenne (une journée, une trentaine de participants). Au coordinateur d'en adapter les conseils à l'échelle de la réunion.

Fiche pratique A7 - Préparer une réunion de taille moyenne

Préparer une grosse réunion


La préparation d'une grosse réunion (plusieurs dizaines à plusieurs centaines de personnes durant plusieurs jours) suit la même logique chronologique générale que pour une petite réunion, mais nécessite une grande équipe de préparation et d'animation. Cette équipe a elle-même besoin de s'organiser, de disposer d'outils de travail que le coordinateur devra mettre en place.

Fiche pratique A8 - Préparer une grosse réunion

Préparer une réunion pour un groupe qui n'a pas l'habitude de la démocratie participative


Comment faire lorsque le groupe que l'on doit réunir ne sait pas ce qu'implique concrètement de travailler en démocratie participative ?
Il est utile de distinguer deux cas :
  • soit le groupe est demandeur, il souhaite tester de telles démarches
  • soit il n'est pas demandeur
Voici dans cette dernière fiche, quelques conseils pour les deux situations.

Fiche pratique A9 - Impulser la démocratie participative dans un groupe peu habitué

Source : Les fiches ci-dessus sont issues des travaux du réseau Ecole et Nature (publiées sous licence CC-BY-NC-SA), espace de rencontres et d'échanges pour partager ses expériences et repenser son rapport au monde. C'est une association d'acteurs engagés, artisans d'une éducation à l'environnement, source d'autonomie, de responsabilité et de solidarité avec les autres et la nature.
Retrouvez toutes les fiches sur le site : Ecole et nature

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