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Quelques astuces pour gérer ses mails.

• Les filtres

Utiliser les filtres n'est pas obligatoire, mais vous facilitera grandement votre organisation. Présente dans toutes les messageries, cette fonction permet de filtrer automatiquement les mails à la réception afin de ne pas encombrer le fil principal de réception.
Les fonctions sont souvent moins avancées sur les webmails que les clients de messagerie (thunderbird, windows mail). Voir le tutoriel pour thunderbird .
Les filtres permettent :

• de rediriger les mails vers un sous-dossier selon 1 ou plusieurs critères (expéditeur, sujet, destinataire...). Attention à la règle du "et" et "ou", soit toutes les conditions doivent être vraies à la fois "et" ou alors une seule condition "ou". Selon les messageries, il n'est pas possible de paramétrer du ou, il faudra créer autant de filtre que de critères souhaités. Pratique pour les listes de diffusions auxquelles vous êtes abonnés. Attention si vous constatez, que vous cumulez les mails d'une liste, sans avoir le temps de les lire, mieux vaut se poser la question de la pertinence de cet abonnement. On ne peut pas tout voir, lire...
• de supprimer automatiquement certains mails (spam)
• de les transférer vers une autre adresse
• de répondre automatiquement en cas d'absence

• Les étiquettes

Attribuer des étiquettes à des mails, en modifiera la couleur d'apparence (que l'on peut personnaliser) et permettra de les mettre en valeur selon vos critères (à voir absolument, à lire, à faire...). Avec Gmail, c'est dans les paramètres puis "îcônes de suivi personnalisées" que l'on définit les couleurs. Voir le tutoriel pour thunderbird .

• Supprimer

Selon les prestataires, les messageries sont plus ou moins limitées en espace, tous vos mails ont-ils intérêt à être conservés pendant des années ? Souvent les boites mails sont encombrés de " au cas où ".
Pour les clients de messagerie installés sur votre PC, les mails peuvent être enregistrés comme des fichiers sur votre ordinateur et supprimer de votre messagerie.

• Envoi de gros fichier

Le mail n'est pas fait pour envoyer de pièces jointes lourdes et selon les prestataires, la limite d'envoi varie. Préférez des services ftp pour envoyer les gros fichiers tels que : dlfree , framadrop , wetransfert ...

• Signature

Afin d'être clairement identifié et donner une bonne image de vos structures, penser à mettre des signatures explicites en bas de vos mails, à paramétrer automatiquement.

Enfin retrouver les règles d'utilisation de la messagerie que l'on a vu au second module .

Les outils de gestion de projets sont particulièrement pertinents pour des groupes qui :

• travaillent à distance
• utilisent les méthodes agiles (voir article Wikipédia ). Ces méthodes seront explorées plus tard dans la formation

Les outils vus :

• Trello : très ergonomique, de nombreuses fonctionnalités (allez fouiller les "power ups). Inconvénient = on leur confie nos données privées ; pas de possibilité d'export convenable
• Wekan : alternative libre à Trello, mais nécessite d'être installé sur un serveur à soi (pas de service en ligne librement accessible)
• Framemo ou Padlet : peut faire office de tableau des tâches basiques. Très utile également en tant que boite à idées ouverte, notamment car ils s'intègrent à un site web existant.