Module 06 - Quels outils pour quoi faire ?

Cours méthodologique

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Choisir ses outils selon l'étape du réseau


Il existe de nombreux outils pour fonctionner en réseau, les outils collaboratifs, dont de nombreux sont disponibles en logiciels libres. Ils offrent des champs d'application très ouverts. Mais il est parfois difficile de s'y retrouver dans cette profusion d'outils et de fonctionnalités.

Ce cours propose une vision panoramique des outils en fonction des étapes de la vie du réseau.

La création des réseaux : 5 processus fondamentaux


image Trame.png (70.6kB)
Ces processus sont simultanés. Ils guident le cheminement des nouveaux arrivants.

Des outils pour chaque étape de la vie du réseau


Les outils pour l'étape "Formation du réseau"


Cette première étape consiste à rendre visible l’appartenance au réseau. Il importe en effet que tout nouvel acteur soit immédiatement visible, à la fois pour lui-même (j’existe bien dans le réseau et celui-ci me reconnait) et pour les autres.
Les outils indispensables pour cette première étape correspondent, lors d'une rencontre physique, au traditionnel "tour de table".

Annuaires

Il n'existe pas d'outils clés en main pour réaliser des annuaires. Mais c'est un outil qui est souvent présent dans d'autre systèmes :
  • les outils de réseaux sociaux] permettent par exemple de créer un annuaire des membres.
  • les CMS proposent généralement une inscription informatique et proposent ainsi une liste de membres.
  • on peut créer une liste de membre dans un wiki en ouvrant une page pour chacun

La cartographie

A distance, la notion de positionnement géographique est très importante pour rendre la communauté moins virtuelle : les outils de cartographie sont ainsi particulièrement adaptés. On peut s'en servir pour cartographier une communauté, un réseau en création : indispensable pour initier de la coopération !

Une carte Umap qui recense et catégorise les acteurs "spectacle vivant et numérique" en Rhône-Alpes .

  • La carto Google propose le même type de service et peut s'interconnecter avec les différents services de Google (les formulaires par exemple)
  • l'outil Yeswiki permet également de mettre en place un cartographie collaborative d'acteurs, de ressources, d'événement etc (cela demande un maîtrise technique de l'outil un peu plus poussée).

Une carte réalisée avec Yeswiki et qui permet de recherches des acteurs/initiatives selon des tris croisés. La carte des acteurs du réseau Oasis .


Sondages et formulaires

Il s'agit d'outils pour réaliser des questionnaires en ligne, dont certains proposent un traitement automatique des données (réalisation de graphiques, pourcentages...). Nous avons vu ces outils durant le module 1.

Les outils pour l'étape "Information du réseau"


Il ne suffit pas de dire « j’appartiens au réseau » pour en être partie prenante, il faut aussi dire ce qui nous passionne, ce que l’on veut y faire, avec qui on veut le faire… Pour cela, il faut que les membres du réseau puissent échanger efficacement des informations, discuter entre eux, se regrouper par affinité et rendre visible les thèmes de discussion qui pourront être à l’origine des futurs projets.

Liste de discussions, forums et lettres d'information

Les listes de discussions permettent de travailler avec l'outil courriel dans des situations ou un grand nombre de personnes sont impliqués dans un projet, un réseau, un organisme...
Dans le module 2, nous avons déjà vu le fonctionnement et l'animation d'une liste de discussion, ainsi que deux services en ligne qui vous permettront d'en créer une facilement.

Le Forum est "un espace de discussion publique (ou au moins ouvert à plusieurs participants). Les discussions y sont archivées ce qui permet une communication asynchrone (c'est ce qui différencie les forums de la messagerie instantanée)" (source Wikipédia ). On consulte, on crée un message et on répond via son navigateur Web. Par rapport aux liste de discussions courriel, cela permet d'alléger le nombre de mails reçus/envoyés, et surtout de classer les discussions par sujets ou par thématiques. L'information est classée et souvent durable (les messages ne sont pas effacés)
  • Forum Actif est un des nombreux services en ligne qui propose des forums gratuits.
  • PhpBB est un logiciel libre à télécharger et à installer sur votre serveur pour disposer de votre propre forum. Celui-ci sera donc personnalisable à volonté, mais cela demande des compétences techniques d'installation.

Les lettres d'information (ou newsletter) sont des envois de courriel « à sens unique » : 1 émetteur, nombreux destinataires. La fréquence d'envoi est généralement fixe (hebdomadaire, mensuelle...)
  • PhpList est un logiciel à télécharger et installer sur votre serveur. Il vous permet de concevoir et envoyer une lettre d'info, et de définir des groupes de destinataires de façon fine (demande des compétences techniques d'installation)
  • Mailchimp est un service en ligne de conception et envoi de lettre d'information. L'interface est en anglais, mais l'ergonomie est intuitive.
  • Presque tous les CMS incluent des modules d'envoi de lettre d'infos. La rédaction et l'envoi de la lettre se fera donc depuis votre site Internet.

Réseaux sociaux et micro-blogging

Les réseaux sociaux : service basé sur le web qui permet aux individus de construire un profil public ou semi-public dans un système limité, d’articuler une liste d’utilisateurs auxquels ils sont reliés, de voir et de naviguer à travers leurs propres relations et celles faites par les autres utilisateurs.

Le microblog : (parfois appelé miniblogue) est un dérivé concis du blog, qui permet de publier un court article, plus court que dans les blogs classiques, les articles pouvant être de type texte court, mais peuvent également contenir une image ou même une vidéo embarquée, Les flux d'agrégation sont plus légers que dans les blogs traditionnels et peuvent contenir tout le message. La diffusion peut également être restreinte par l'éditeur à un cercle de personnes désirées. (article issu de Wikipedia )

Outils

Les outils pour l'étape "Transformation du réseau"


Cette étape - en fait il s’agit d’un processus permanent - est identifiée à l’émergence, à la création et au montage des projets. Il s’agit bien d’une transformation au sein du réseau, puisque celui-ci se met à créer de l’organisation et à devenir opérationnel au travers de ses projets.
Les outils nécessaires lors de cette étape sont ceux qui permettent de travailler en commun sur des projets, ils correspondent donc à toute la batterie des outils collaboratifs, pour partager des documents et de l'information, co-rédiger, échanger, se synchroniser et réfléchir ensemble.

Partager des documents

Partager des documents numériques est un besoin courant. Le cloud computing (l'informatique dans les nuages) est une solution pour le faire dans un réseau. Il existe des systèmes en ligne prêts à être utiliser ou des logiciels libres à installer sur un hébergement. L'idéal est de choisir des dispositifs qui permettent une synchronisation.
Ici sont présentés trois services. Il en existe bien d'autres !

  • Dropbox La version gratuite permet de stocker jusqu'à 2 Gio de données, extensibles grâce au parrainage et une version payante
  • Hubic service d'OVH , entreprise française, le compte de base de 25 Go est gratuit

Wiki

Les Wiki sont des sites Web que l'on peut modifier de façon simple, rapide et interactive, sans connaissance technique et, la plupart du temps, sans avoir besoin d'utiliser un identifiant et un mot de passe.
Nous avons déjà vu les outils Wiki durant le Module 1. Vous pouvez retourner sur ce cours pour vous rafraîchir la mémoire.

Bureautique en ligne

De plus en plus, on peut transférer son bureau sur Internet : les outils de bureautique en ligne sont de plus en plus utilisés. Leur avantage est de permettre une utilisation collective et en temps réel : idéal pour impulser de la coopération !

Outils
  • Google Drive . Créer et partager des documents textes, tableur, diaporama etc...
  • Framapad . Le grand classique de l'écriture collaborative simultanée...

Agendas

"Prendre date", informer des événements au sein d'un projet est possible grâce aux outils d'agendas partagés.
Dans le module 1, nous avons déjà abordé les agendas partagés, ainsi que les sondages de dates

Carte heuristique

Pour faire émerger des idées, rien de tel qu'un brainstorming. Lors d'une réunion on marque toutes les idées sur des posts-it et on les ré-organise ensuite. Oui, mais comment faire lorsqu'il y a un grand nombre d'idées ou lorsqu'on travaille à distance ? Divers outils permettent de cartographier des idées. Là encore, Les outils de cartes mentales en font partie.
Appelé aussi carte mentale (mindmap en anglais), c'est une méthode de communication et de transmission des informations entre les personnes, sous forme graphique. Il s'agit de mettre au centre de la feuille le thème principal (mot ou dessin) et de développer à partir de là des branches contenant les différentes idées se rapportant au thème. Concept inventé par le mathématicien Tony Buzan dans les années 60.

Outils :

Outils de communication synchrone

Nous avons déjà abordé la webconférence durant le module 2, notamment avec le logiciel Skype. De nombreux autres outils permettent de dialoguer en direct et à distance. On peut les classer dans 3 catégories :
  • les outils de chat ou de messagerie instantanée : on dialogue par écrit en temps quasi-synchrone
  • les outils de téléphonie par IP : on peut discuter à l'oral (transmission de la voix)
  • Les outils de webconférence : on peut dialoguer par oral et se voir (transmission du son et de l'image)

Outils

Bookmarking social

Vous utilisez les marques-pages de Firefox ou les Favoris d'Internet Explorer ? Ces outils vous permettront en plus de les partager avec les membres de votre groupe !
Ces notions et outils ont été vues durant le Module 5 "mettre en place une veille numérique efficace" , notamment avec les outils Delicious et Pearltrees.

Les outils pour l'étape "Rayonnement du réseau"


Le réseau est maintenant perçu au travers des projets qu’il héberge et anime et il entre en interaction avec son environnement.
Ces interactions peuvent se faire à différents niveaux : interaction avec le public dans le cadre des projets, interaction avec les partenaires institutionnels qui soutiennent et encouragent les projets, interaction avec d’autres réseaux pour échanger ou transférer des compétences, des expériences...

CMS

Les CMS (Content Management System, ou Système de Gestion de Contenu) désignent des logiciels facilitant la création, la mise à jour et la publication du contenu d'un site web. La forme (ergonomie, graphisme...) est déterminé et relativement figée, on peut alors se concentrer sur le fond (ajouter des articles actualités, discussions...). Parmi les outils les plus connus de cette catégorie : SPIP, Joomla, ez Publish, Typo 3, Wordpress (qui est devenu aussi bien un outil de site Internet que de blog) ... Seul "hic" : ces outils doivent être installés sur votre propre hébergement Internet. Si cela vous intéresse, lisez le cours optionnel "Installer un outils sur son hébergement ou son serveur"

Flux RSS et syndication

Description :
On appelle «RSS» («Rich Site Summary» ou «Really Simple Syndication») un format de données utilisé pour diffuser les mises à jour de sites dont le contenu change fréquemment, sites d'information, blogs...Un flux RSS contient généralement le titre de l'information, une description synthétique et un lien vers une page décrivant plus en détail l'information. Le fichier RSS, appelé également flux RSS, canal RSS, fil RSS ou fil d'info, est maintenu à jour afin de proposer en temps réel les dernières informations publiées.
Il existe deux façons d'utiliser RSS :
  • pour une utilisation personnelle. Il est alors nécessaire de disposer d'un outil spécifique, appelé « lecteur RSS » ou encore « agrégateur », pour s'abonner et consulter en un seul endroit les dernières actualités de sites web, sans avoir à les visiter.
  • la syndication de contenus : la publication automatique sur un site Internet d'informations émanant d'autres sites.



Outils

Retrouvez d'autres informations sur le site d'Outils-Réseaux, cours "Flux RSS et syndication ".

Les outils pour l'étape "Consolidation du réseau"


Cette étape vise en fait à garantir que, même si le réseau a vécu avec certains de ses membres les 4 premières étapes, il reste ouvert à de nouveau membres.
Dans cette étape, les outils sont plutôt méthodologiques (historique du réseau, charte, guide du nouveau membre, mode d'emploi pour participer...).
Mais certains outils techniques aident à visualiser plus facilement l'activité d'un réseau ayant beaucoup de contenu.

Nuage de mots clés

Le nuage de mots-clefs (tag cloud en anglais) est une représentation visuelle des mots-clefs (tags) les plus utilisés sur un site web. Généralement, les mots s'affichent dans des polices de caractères d'autant plus grandes qu'ils sont utilisés ou populaires.
=> Voir la définition de Wikipedia

Outils

Auteur : Association Outils-Réseaux / Modifications : Collectif des rénovateurs Animacoop
Crédits illustrations sous licence creativecommons BY-SA

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