Organiser un événement participatifâ?¦ en 4 étapes

Comment envisager la « participation » à toutes les étapes d'un événement ? Quelles méthodes et quels outils peut-on utiliser pour faire d'un événement un bien commun ?

Bien avant : concevoir l'événement

A cette étape il s'agit de : imaginer les possibles, réunir les organisateurs, resserrer les possibles pour concevoir l'événement concrètement.

L'enjeu est d'ouvrir sincèrement l'organisation de l'événement, c'est-à-dire que tout individu ou toute structure ayant envie de rejoindre les organisateurs initiaux doit pouvoir le faire (y compris si il/elle apporte des avis différents des initiateurs !). Afin de réguler les tensions et conflits, il sera peut-être nécessaire de co-écrire une charte qui énonce clairement les valeurs et les règles de la « communauté d'organisateurs ».

Deux cas de figure :
1) un événement co-organisé dès le début par un collectif (personnes et/ou structures) : l'enjeu est alors de faire converger peu à peu les intérêt du groupe, et de trouver les méthodes et les outils adaptés au travail collectif de ce groupe.
2) un événement récurrent initié par une structure, qui souhaite s'ouvrir sur un collectif d'organisation plus large. Cette ouverture se fait progressivement année après année, au fil des éditions de l'événement. L'enjeu est alors d'abaisser les barrières à l'entrée de nouveaux co-organisateurs : montrer à voir les éditions précédentes, rendre accessibles les dates de réunions, rendre accessibles les outils de suivi des tâches à faire (compte-rendus, tableau kanban), avoir une liste de discussion ouverte à toute personne intéressée...

Outils adaptés à cette étape
[| |Faire émerger de nouvelles idées|Brainstorming : Scrumblr , Souvenirs du futur | |Partager les compte-rendus|Notes partagées en direct : pad
Partager les compte-rendus sur invitation (stockage et synchronisation de documents) : dropbox, hubic, Gdrive
Partager les compte-rendus sans connexion préalable : wiki, site web| |Faciliter les échanges hors-réunion|Liste de discussions : googlegroupes, Framalistes | |Faciliter l'accès aux réunions|Ordre du jour co-construit : pad
Visioconférence pour les participants éloignés : skype, Google Hangout...| |Plannifier, organiser un retroplanning|Outils de gestion de projets : Trello, framaboard, wekan
Agendas partagés : agenda intégré à un wiki, google agendas| |]

Avant : faire connaître l'événement, communiquer

A cette étape il s'agit de : Faire connaître l'événement, faire du « buzz »

Le collectif d'organisateurs est en lui-même un outil de communication : les personnes ou structures qui le composent sont autant de relais de communication très impliqués durant cet « étape 2 ».
Deux types d'outils principaux sont à animer pour cette étape (hormis le traditionnel plan média)

1) les Réseaux sociaux

Facebook :

• créer un « événement » facebook, où tous les co-organisateurs invitent leur « amis »
• faire vivre cette page « événement », avec 2 publications par semaine (en alternant par exemple un post fun et un post sérieux, ou des post sous forme de questions qui renvoient vers le site web...)

Twitter : créer un hashtag dédié à l'événement
Linked In ou Viadeo : créer des événement professionnel
Instagram, Pinterest ou Flickr : pour partager ses photos

2) Un site Internet « gare centrale »

C'est l'espace qui concentre toutes les informations. Il vise à :
Donner les informations de bases

• dates et lieu
• programme détaillé
• détails pratiques : carte interactive qui montre la localisation de l'événement, ainsi que les transports alentours (comment venir?)

Mettre en place une inscription qui incite au « tous participants »

• inscriptions et tarifs, avec un formulaire en ligne

Ã?ventuellement, poser des questions annexes :

• Donnez trois mots-clés qui vous ont motivé à vous inscrire à cet événement (qui pourront servir à générer des nuages de mots clés affichés durant l"événement)
• Ou donnez trois mots-clés que vous associez à la thématique de cet événement
• Ou citez deux références bibliographiques que vous recommandez
• Indiquez ce que vous pouvez avec les autres participants sur cette thématique (pépites, initiatives positives, problématique particulière...)

Ou encore, initier un espace d'offre/demande, en demandant aux personnes inscrites de répondre à ces questions (voir la Fiche de la Maison des biens communs éphémères )

• Qu'est ce que je peux partager avec les autres participants ?
• Qu'est-ce que je suis venu chercher sur cet événement ?

Ces questions seront notamment utiles si on prévoit un temps de barcamps durant l'événement.



Dans l'idéal, ce site Internet reprendra les publications des réseaux sociaux (reprise du fil Twitter, remontée des publications Facebook, partage des photos postées sur Instagram...)

Outils adaptés à cette étape
[| |Réseaux sociaux|Facebook : événement à créer, y inviter le plus d'amis possible, animer la page de publications régulières
Twitter : définir un hashtag dédié, et commencer à envoyer des tweet qui donne envie d'aller voir le site Internet
Réseaux sociaux professionnels : Linkedin ou Viadeo | |Site Internet « gare centrale »|Outil souple type Worpress, ou Yeswiki
Questionnaire intégré : Framaform , Eventbrite, google form sous forme « d'embed », ou questionnaire bazar directement intégré dans Yeswiki
Pour créer un nuage de mots-clés : wordle , tagcrowd| |]

Pendant : le(s) jour(s) J !

A cette étape il s'agit de : Rendre l'événement participatif

• en présence : animation participative, possibilité d'interagir (ateliers ou conférence)
• à distance : retransmission, interaction à distance

Susciter de la participation en présence

En complément (ou en remplacement) de conférence plénière, on pourra recourir à des animations participatives :

• Jeux coopératifs et brise-glace pour mieux se connaître (peut fonctionner avec plusieurs dizaines de participants) : vous trouverez plusieurs boites à outils dans la page d'accueil du module 11
• Ateliers : on choisira des formats d'ateliers adapté à l'objectif qu'on s'est donné. (voir le cours 01 du présent module). Par exemple, des « barcamp » permettront aux participants de découvrir de nombreux projets/méthodes (voir détails sur l'organisation d'un barcamp sur le wiki de MoviLab ), alors que des « Accélérateurs de projets » permettent de débloquer un projet en organisant l'intelligence collective du groupe. Voir la partie « Pour aller plus loin » pour découvrir d'autres formats.
• Insérer dans le programme de nombreux temps « off », des pauses et autres moments informels : il s'y passe toujours beaucoup de choses, de nouvelles idées, de mises en réseauâ?¦ autour d'un accueil café-gateaux.

On veillera à ne pas oublier les personnes qui ne sont pas intégrées dans les réseaux et qui risquent de trouver ces pauses ennuyeuses et/ou improductives. A cet effet, on peut afficher un trombinoscope sous forme de carte (le même que le formulaire d'inscription), ou encore des « avis de recherche » pour s'échanger des services et compétences (Voir exemple avec la [[[[http://animacoop.net/paca-printemps-2016/files/fiche_participant_mur_de_la_maison_des_biens_communs.pdf Fiche de la Maison des biens communs éphémères]])

Susciter de la participation à distance

On cherche ici à permettre aux personnes qui n'ont pas pu faire le déplacement de participer malgré tout à l'événement. Ã?videmment, ces outils seront aussi utilisés par les participants présents physiquement !

Sur le site Internet « gare centrale », on intégrera plusieurs outils

• Retransmission vidéo des conférences en plénière. Deux cas de figure :
  • Pour un événement de grande ampleur avec de nombreux participants. On fera une captation vidéo en direct, soit pour retransmission live, soit pour montage post-événement => Outil = Ustream, justin TV, Live Stream
  • Pour un nombre de participants plus restreint. On peut alors envisager une visioconférence classique, avec interaction audio/vidéo entre les participants en présentiel et les participants à distance. => Outil = voir le cours sur les outils audio et visio
• Proposer un espace de prises de notes collaborative (pad)
• Interaction via des messages courts : le « tweetwall » est souvent utilisé. Cet espace concentre tous les messages dans lequel apparaît le hashtag dédié à l'événement, défini dans l'étape 2. On pourra aussi utiliser des services (souvent payants) de murs de sms interactifs (exemple : Webboards).
• Partage en direct de photos et vidéos : exemple de Instagram, Pinterest ou Flickr décrits dans l'étape 2.

Remarque : les conditions de mise en ligne des documents, présentations, images... doivent être clairement annoncées :

• Les intervenants acceptent-ils que leurs écrits soient diffusés sur le site ?
• Les intervenants et les organisateurs acceptent-ils que ces écrits soient publiés sous licence Creative Commons ?
• Les participants qui partagent des photos acceptent-ils d'apposer la licence Creative Commons sur leur œuvre ?

Trucs et astuces (valable à distance et en présence)

Prévenir les participants que l'ensemble des présentations, power point et autres, seront mises en ligne sur le site quelques jours à quelques semaines après le séminaire. Cela pour éviter que les gens ne passent leur temps à écrire durant les présentations et... n'écoutent plus le contenu !

Les animateurs effectueront des synthèses le plus régulièrement possible au cours du séminaire, quasiment en direct selon la nature des débats, leur complexité, et les moyens informatiques (vidéoprojecteur avec logiciel Free Mind, par ex.), afin que là encore, les gens s'attachent davantage à écouter, à réfléchir et à débattre, plutôt qu'à fixer par écrit les paroles des intervenants.

Après : évaluer et collecter la mémoire

A cette étape il s'agit de :
1) Ã?valuer : on enverra

• à tous les participants : un questionnaire en ligne pour recueillir leurs avis, satisfactions et autres retours.
• aux participants intéressés pour s'impliquer dans la prochaine édition : inscription à une liste de discussion mail et/ou une date de réunion « débriefing » à venir

2) Partager : on continuera la collecte de photos et autres notes/retours sur l'événement, afin de transformer le site « gare centrale » en un site « mémoire de l'événement ».